Что такое ECM (Управление корпоративным контентом)?

Зачем нужно ECM?

Управление корпоративным контентом (ECM) позволяет организациям экономить время и деньги за счет эффективного управления документами и информацией. Благодаря использованию надежной серверной технологии, она позволяет легко определять структурированную информацию и совместно использовать ее сразу несколькими отделами или группами.

Согласно MarketsAndMarkets, ожидается, что объем рынка ECM вырастет с 24 миллиардов долларов в 2015 году до 59 миллиардов долларов к 2020 году.

ECM помогает организациям оцифровывать документы и автоматизировать процессы на основе документов, предоставляя нужным людям доступ к нужной информации в нужное время. В частности, эти процессы включают в себя:

1. Автоматизация бизнес процессов

С помощью цифровой автоматизации организации могут легко составить пошаговую схему бизнес-процесса и автоматически направлять документы нужным людям в нужное время.

2. Безопасное хранение документов

С помощью надежных систем ECM организации могут легко хранить важные для бизнеса документы в цифровом хранилище и мгновенно просматривать или редактировать их.

3. Полнотекстовый и контекстный поиск

Мгновенный поиск документов путем определения конкретных слов или фраз в их тексте, метаданных, описаниях и названиях записей.

4. Полная безопасность документов

Возьмите под свой контроль информацию по всему предприятию, ограничив доступ к папкам, документам, полям, описаниям и другим мельчайшим свойствам документов.

5. Преобразование бумажных документов в электронные

Управление контентом организации начинается с преобразования бумажных документов в электронные — процесс переноса всей вашей информации в цифровой репозиторий.

6. Оцифровывание, маршрутизация и утверждение форм

Замените бумажные формы электронными, чтобы получать информацию в цифровом виде и распространять ее по всей организации.

Кто использует ECM?

В последние годы ECM становится все более важным и сложным из-за финансового мошенничества и утечки данных, что привело к усилению контроля. Фактически, Международная Корпорация Данных (IDC) прогнозирует 50-кратный рост цифрового контента в период с 2010 по 2020 годы. Поэтому организации, которые могут автоматизировать и организовывать процессы, основанные на документах, будут не только иметь деловое преимущество, но и снижать риск соответствия.

ECM может предоставить комплексное решение для всего жизненного цикла управления документами, поэтому оно особенно ценно для IT-специалистов и бизнес-менеджеров.

IT принимает на себя огромную роль в работе организации, заменяя информационные хранилища центральным пунктом контроля. Используя стандартные инструменты ECM, которые могут настраиваться отдельными отделами, IT -отдел может получить высокий и более рентабельный уровень обслуживания программного и аппаратного обеспечения.

Бизнес-менеджеры могут оценить эффективность работы в отделах, не останавливая работу. Информация, собранная программным обеспечением ECM, показывает, кто редактирует или просматривает каждый документ, сколько времени требуется каждому человеку для просмотра документов, и кто отвечает за задачи, связанные с каждым документом.

Функции ECM

Функции ECM включают: автоматизацию бизнес-процессов, управление документами, управление записями, рабочие процессы, захват, формы и информационную безопасность.

Полностью функционирующая система ECM может упростить доступ к документам, позволяя организациям устранить избыточность и минимизировать эксплуатационные расходы.

Какова стоимость и рентабельность инвестиций в ECM?

  • С помощью ECM организации могут наверстать потерянные часы, сократить накладные расходы, повысить прибыльность и улучшить обслуживание клиентов.
  • Средняя стоимость обработки счета в среде с низким уровнем автоматизации может быть в 20 раз выше, чем в среде с высоким уровнем автоматизации.
  • Средняя стоимость обработки отчета о расходах в среде с высоким уровнем автоматизации на 39% ниже, чем в среде с низким уровнем автоматизации. Для организации, обрабатывающей 1000 отчетов о расходах ежемесячно, это ежегодная экономия в размере 97 680 долл. США.
  • Организации могут получить быстрый возврат инвестиций от системы ECM, инвестируя в надежное программное обеспечение ECM, вычислительные и сетевые технологии, интеграцию процессов, обучение и общие услуги. В любой реализации ECM целью является масштабирование решения в соответствии с потребностями вашей организации.
  • Преобразование документа в цифровую форму – Упорядочивание документов – Автоматизация процессов – Модернизация процессов – Изменение процессов

Related posts