ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ
Е-Архів CleverForms
Повний функціонал процесів службового діловодства
Прийом, облік, видача, повернення та знищення електронних документів згідно законодавства України
Що таке Е-Архів CleverForms?
Електронний архів CleverForms (Е-Архів) — це програмний продукт, призначений для прийому, зберігання, видачі та знищенню електронних документів. Він дозволяє зберігати архівні електронні документи, а також оцифровані копії паперових документів.
Е-Архів забезпечує зручний доступ до архівних електронних документів, організацію архівного документообігу, можливість забезпечення конфіденційності та надійності зберігання даних.
На базі Е-Архів було розроблено інформаційну систему «Електронний архів НБУ» Національного банку України для довгострокового зберігання як внутрішніх так і зовнішніх електронних документів.
Проблеми, які вирішує Е-Архів CleverForms
- Як виконати вимоги/норми законодавства щодо архівування електронних документів тривалого зберігання?
- Як гарантовано зберігати електронні документи впродовж необхідних строків?
- Як каталогувати та зберігати оцифровані паперові документи?
- Як розмежувати та контролювати права доступу до електронних документів?
01Модулі Е-Архів
- Модуль «Опис справ»
- Модуль «Електронний підпис»
- Модуль «Миттєве повідомлення»
- Модуль «Карантин»
- Модуль «Пошукова система»
- Модуль «Конструктор документів»
- Модуль «Налаштування бізнес процесів»
- Модуль «Внутрішній Центр сертифікації ключів»
- Модуль «Адміністрування»
- Модуль «Довідники»
- Модуль «Видавання документів (справ)»
- Модуль «Знищення документів»
- Модуль «Робота з оцифрованими копіями паперових документів»
- Модуль «Звітність»
02Захист даних
- Е-Архів має чинний експертний висновок, що засвідчує рівень гарантії Г2 функціонального профілю безпеки та забезпечує захист відкритої, конфіденційної та службової інформації від несанкціонованого доступу.
- Всі електронні документи, що потрапляють до Е-Архіву проходять через карантин де проходять антивірусну перевірку на шкідливий код, що максимально унеможливлює потрапляння зловмисників до інформаційних систем та мереж.
- Для захисту даних під час передачі використовуються криптографічні протоколи безпеки. В системі реалізовано гнучкий механізм адміністрування користувачів та розмежування прав доступу, моніторинг та протоколювання дій в системі.
03Ліцензування СЕД CleverForms
Просте ліцензування серверного системного ПЗ
Серверна частина СЕД CleverForms працює на ОС Linux та не використовує будь-яке ліцензійне ПЗ третіх сторін.
Просте ліцензування клієнтів
Е-Архів не використовує клієнтські ліцензії. Кількість зареєстрованих користувачів не обмежена і залежить від структури компанії потужностей серверного обладнання.
Просте ліцензування серверної частини
СЕД CleverForms — це одна ліцензія на один сервер чи кластер.
Просте ліцензування СУБД
Використовується СУБД PostgreSQL з відкритою ліцензією та не використовує будь-яке ліцензійне ПЗ третіх сторін.
04Функціонал та можливості
- Електронний архів внутрішніх та зовнішніх електронних документів та оцифрованих паперових
- Передача на архівне зберігання цифровим протоколом із підписанням КЕП
- «Автоматичне» архівування внутрішніх електронних документів
- Робота з параметрами архівних електронних документів: томів, справ та термінів їх зберігання
- Використання контейнерів ASiC згідно ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016
- Швидкий пошук та розмежування прав доступу до архівних електронних документів
- Видача архівних електронних документів за запитом та їх повернення
- Знищення електронних документів після закінчення терміну зберігання
Повний перелік можливостей Е-Архів
- В системі Е-Архів розроблені та налаштовані робочі процеси, форми, XML — схеми, технічні документи згідно з вимогами чинного законодавства України Наказів Міністерства юстиції України від 11.11.2014 №1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», від 30.12.2020 №4555/5 «Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання», від 08.04.2013 № 656/5 «Про затвердження Правил роботи архівних установ України» та ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016 - це стандарт, розроблений Європейським Інститутом зі стандартизації електрозв'язку (ETSI), який встановлює вимоги до захищеного електронного підпису (Qualified Electronic Signature, QES). Електронний підпис забезпечує автентичність та цілісність електронної інформації. ....
- Функціонал Е-Архів дозволяє як самостійно формувати архівні електронні документи (АЕД) на основі відомостей про електронний документ (ЕД), так і приймати готові АЕД від інших систем згідно з вимогами чинного законодавства України.
- АЕД формується згідно з вимогами до структури та змісту XML-схеми АЕД. В XML-пакет вносяться всі обов’язкові реквізити документу, файли (головний та додатки) та їх версії, підписи документу, а також формується найменування файлів згідно з вимогами чинного законодавства України.
- Сформований XML-пакет, запаковується в ASIC-контейнер, що є міжнародно визнаним стандартом для зберігання АЕД. В такому контейнері разом з АЕД зберігається підпис, мітка часу та ланцюжок сертифікатів (включно до кореневого сертифікату), що дає можливість перевірки справжності документу в довгостроковій перспективі (строк зберігання документів постійного терміну зберігання більше 75 років).
- Імпортовані до архіву АЕД проходять багаторівневі перевірки на: цілісність даних, відтворення даних з XML-документа, дублювання документів, відповідність еталонній XML-схемі, наявність всіх обов’язкових реквізитів, відсутність комп’ютерних вірусів та інших зловмисних програм.
- В системі Е-Архів реалізований захист від спроб підміни або модифікації АЕД на всіх рівнях доступу.
- Реалізовано формування всіх необхідних документів згідно порядку підготовки ЕД до передавання на архівне зберігання та порядку приймання-передавання ЕД в архів (описи справ, зведені описи справ, реєстр файлів, звіт про технічну перевірку, акт приймання-передавання електронних документів тощо).
- Розроблена гнучка рольова модель доступу користувачів Е-Архіву згідно правил діловодства.
- Розроблено процедури видачі АЕД по запиту та контроль повернення згідно правил діловодства з генерацією необхідних супровідних документів.
- Завдяки стандартизованому зберіганню АЕД, можливий обмін між різними структурами, в тому числі передавання документів постійного строку зберігання в державні архіви.
- Контроль зберігання документів. Зокрема, відслідковування термінів зберігання в роках згідно номенклатурних справ для вчасного знищення АЕД та звільнення сховища.
Робота з цифровими підписами
Для підписання документів в системі Е-Архів застосовують електронні підписи двох типів «удосконалений електронний підпис» та «кваліфікований електронний підпис».
Засобами Внутрішнього Центру сертифікації ключів кожному користувачу системи автоматично генеруються сертифікати «удосконалений електронний підпис» для внутрішнього використання, якими можна підписувати дії користувачів в системі та внутрішні документи.
Для підписання юридично-суттєвих документів може використовуватися «кваліфікований електронний підпис», який надається будь-якими кваліфікованими надавачами послуг (АЦСК).
Кожен електронний документ, який генерується в Е-Архіві, має у своїх властивостях відмітку, яким саме типом ключів підписується документ. На один документ можна ставити більш ніж один підпис різних типів.
Під час підписання електронний підпис додається до електронного документу, який фіксується в zip-контейнер ASiCASiC (AdES Signature Container) - це стандарт для захищеного зберігання електронних документів разом з цифровим підписом та додатковими даними про підпис. Контейнер ASiC дозволяє перевірити автентичність та цілісність підписаного документа, а також зручно зберігати та передавати цифро... Simple (AsiC-S), контейнер містить оригінал файлу та 1 електронний підпис типу CADES чи PADES. Також можливе використання ASiCASiC (AdES Signature Container) - це стандарт для захищеного зберігання електронних документів разом з цифровим підписом та додатковими даними про підпис. Контейнер ASiC дозволяє перевірити автентичність та цілісність підписаного документа, а також зручно зберігати та передавати цифро... Extended (AsiC-E), який може містити більш ніж один файл та підпис.
Для електронних документів застосовується ZIP-контейнер (ASiCASiC (AdES Signature Container) - це стандарт для захищеного зберігання електронних документів разом з цифровим підписом та додатковими даними про підпис. Контейнер ASiC дозволяє перевірити автентичність та цілісність підписаного документа, а також зручно зберігати та передавати цифро...) рівня B-LTA відповідно до пункту 5.1 ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016 - це стандарт, розроблений Європейським Інститутом зі стандартизації електрозв'язку (ETSI), який встановлює вимоги до захищеного електронного підпису (Qualified Electronic Signature, QES). Електронний підпис забезпечує автентичність та цілісність електронної інформації. ..., що містить повний набір даних перевірки. Повний набір даних перевірки включає:
- всі кваліфіковані сертифікати відкритих ключів, що були чинні на час створення всіх кваліфікованих електронних підписів та електронних печаток,
- електронні дані щодо підтвердження їх чинності на час підписання або перевірки, що ґрунтуються на відповіді OCSP-серверу відповідного надавача електронної довірчої послуги щодо виконуваної перевірки та актуальних списків відкликаних сертифікатів (CRL),
- кваліфікованих електронних позначок часу, які пов’язують зазначені електронні дані з конкретним моментом часу для засвідчення наявності цих електронних даних на цей момент часу.
Тобто на момент перевірки через декілька років наявність кваліфікованого надавача послуг (АЦСК) не потрібна, всі данні вже є в контейнері.
Основні переваги Е-Архів CleverForms
Зручність
З електронною копією документа набагато простіше працювати: її легко друкувати, пересилати, копіювати, а також використовувати інформацію з неї в інших документах.
Консолідація
Об’єднання та зберігання в єдиному сховищі документів із різних джерел: внутрішні системи, різноманітні сервіси обміну документами, оцифрованих копій паперових документів та справ.
Збереження
З електронною копією документа набагато простіше працювати: її легко друкувати, пересилати, копіювати, а також використовувати інформацію з неї в інших документах.
Простота пошуку
В електронному архіві документів набагато простіше та швидше знайти потрібну інформацію. Потрібний документ можна знайти за лічені хвилини, використовуючи пошук за окремими критеріями та реквізитами.
Доступне резервування
Електронний архів документів дає 100% гарантію, що в надзвичайних ситуаціях вся ваша інформація залишиться в цілості та безпеці. Резервування електронного архіву коштує набагато дешевше, ніж резервування паперових документів.
Оптимізація ресурсів компанії
Автоматизація процесів підприємства, пов’язаних з введенням, обліком, зберіганням і доступом до документації в електронному вигляді суттєво зберігає робочий час співробітника та підвищує його ККД.
Безпека інформації
Налаштування прав доступу користувачів, моніторинг та протоколювання дій в системі. Підпис документів всіма видами КЕП та застосування ZIP-контейнеру (ASiC). Практично необмежений обсяг даних, що зберігаються системою (обмежується тільки потужностями обладнання клієнта).