Файлове сховище документів

Завантажуйте, упорядковуйте та зберігайте Ваші документи, скани, файли з різних джерел. Налаштовуйте доступи та життєві цикли

Для чого необхідно

розвантажити основні системи та перенести електронні документи на тимчасове зберігання до передачі на архівне зберігання або знищення
зробити єдине місце зберігання різноманітної електронної інформації з різних джерел
завантажувати та зберігати оцифровані копії паперових документів
мати структурований доступ до електронних документів
мати можливість перенести до Е-Архіву електронні документи довгострокового зберігання

Можливості модуля

Налаштування карток електронних документів
Налаштування параметрів збереження електронних документів
Налаштування рубрікаторів, томів, папок зберігання
Збереження будь яких документів і файлів та будь якого розміру

Отримання електронних документів з СЕД
Організація рольового та посадового доступу до електронних документів
Знищення електронних документів по закінченню терміну

Модуль Файлове сховище документів налаштовується під структуру організації та ролі користувачів, що дозволяє забезпечити необхідні умови зберігання та видачі електронних документів.

Завдання, які вирішує модуль

Прийом на зберігання і супутнє формування архіву шляхом передачі електронних документів з інших систем, а також оцифровки (сканування) паперових документів та їх завантаження.

Робота з документами, незалежно від форми зберігання (паперова або електронна).

Зручний і швидкий пошук електронних документів в архівних каталогах за певними параметрами.

Обмеження прав доступу до електронних документів згідно правил.

Моніторинг роботи користувачів з електронними документами.

Одночасний доступ багатьох користувачів до електронних документів.

Захист від несанкціонованого доступу та підміни електронних документів.

Забезпечення версійності файлів.

Переваги модуля

Динамічне накопичення та ефективне управління інформацією
Комфортна робота незалежно від кількості користувачів
Практично необмежений обсяг збережених системою даних (обмежується тільки потужностями обладнанням клієнта)
Автоматизація великої кількості завдань і процесів — підвищення робочого ККД
Мінімізація пошкодження і / або одночасної втрати всіх документів
Можливість для всіх авторизованих користувачів працювати з різними видами документів в єдиному середовищі, одержання віддаленого доступу до архіву
Можливість передачі документів на постійне архівне зберігання
Можливість розміщення конфіденційних даних в захищені сховища з ранжируванням рівнів доступу
Можливість інтеграції з іншими корпоративними системами дозволяє спростити та підвищити ефективність бізнес-процесів.
Надійний захист системи від несанкціонованого доступу, кібератак та шкідливих програм (вірусів)
Наявність автоматизованої системи моніторингу строків зберігання документів з можливістю видалення застарілих документів або передача на довгострокове зберігання до Е-Архіву CleverForms.
Наявність автоматизованої система підпису документів (генерація хеш суми), перевірка версійності документів та захисту від пошкодження та підробки.
Зниження обсягу витрат на папір, принтери і комплектуючі до них, електрики і тощо