ПЛАТФОРМА ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ

СЭД CleverForms для энергетической компании

Информация о заказчике

Заказчик — большая энергетическая компания.

Основная специализация компании — поставка и распределение электроэнергии по одной из областей. Предприятие имеет несколько районных филиалов, в штате компании работает около 500 сотрудников.

Ежедневная деятельность компании связана с большим объемом документооборота, который постоянно увеличивается.

Ситуация до проекта CleverForms

Существующая на предприятии система документооборота устарела и не имела базы для создания функционала, который бы соответствовал потребностям Заказчика для развития, совершенствования и оптимизации расходов компании.
Кроме того, поддержка самой системы в рабочем состоянии требовала существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень КПД пользователей.
Стоимость обновления лицензий и доработки ПО под нужды компании требовали значительных дополнительных инвестиций.
Ситуация была осложнена тем, что компания-разработчик была иностранной.

Цель и задания проекта

В результате конкурсного отбора наиболее эффективной и подходящей для нужд компании была признана система электронного документооборота CleverForms.

При выборе программы были учтены такие факторы как:

  • Скорость работы
  • Индивидуальная настройка под пользователя
  • Универсальность функционала
  • Настройки процессов без привлечения разработчика
  • Возможность интеграции с имеющимися системами
  • Высокая доступность разработчиков для выполнения необходимых доработок
  • Доступная стоимость поддержки

Реализация проекта по этапам

  • Аналитический

    Разработка и моделирование процессов системы, составление сценариев процессов

  • Разработка и настройка

    Внедрение сценариев и моделей, описанных в первом этапе

  • Подготовка к промышленному внедрению

    Обучение персонала Заказчика

  • Внедрение

    Работа пользователей в системе, устранение ошибок, поддержка и консультирование пользователей

Архитектура решения и масштаб проекта

На базе системы электронного документооборота CleverForms было автоматизировано:
  • Управление входящей и исходящей корреспонденцией
  • Организационно-распорядительные документы и соответствующие бизнес процессы
  • Исполнительская дисциплина (постановка задач и анализ их выполнения)
  • Введен механизм назначения и распределения прав доступа к документам
  • Модуль создания и настройки интерактивных форм электронных документов
  • Система обмена электронными документами с контрагентами
  • Система работы с электронными цифровыми подписями
  • Система электронного архива

Особенности и уникальность проекта

Во время обработки заданий команда CleverForms учла особенности в работе Заказчика и успешно реализовала их в проекте:

  • Расписание входящей корреспонденции на нескольких адресатов внутри компании
  • Параллельное и последовательное выполнение задач, рассмотрения и наложения резолюций на документ несколькими сотрудниками
  • Отслеживание доли выполнения задания
  • Настройка связей между связанными документами
    Создание групп пользователей
  • Реализация функционала «Секретарь»
  • Календарь запланированных встреч

Результаты проекта

Результат реализации проекта по внедрению системы электронного документооборота CleverForms в энергетической компании следующий:

Создана удобная система фильтрации данных
Внедрена система планирования событий и получения уведомлений
Созданы и настроены формы электронных документов для печати
Автоматизированы процессы учета и регистрации входящей, исходящей и организационно-распорядительной документации
Настроена система контроля выполнения поставленных задач
Построена система электронного документооборота в компании

Выгоды от внедрения вебпродуктов CleverForms на предприятии

null

Сокращение расходов на документооборот

null

Повышение производительности труда

null

Повышение качества контроля исполнительской дисциплины

null

Минимизация ручного труда

Есть вопросы или нужна консультация? Звоните или закажите звонок!

Заказать консультацию