ПЛАТФОРМА ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ

СЭД CleverForms для страховой компании

Информация о Заказчике

Заказчик — страховая компания «М».

Основная специализация компании — предоставление страховых услуг для юридических и физических лиц. Линейка страховых продуктов составляет более N видов страхования. Предприятие имеет подразделения по всей стране, в штате компании работает около N сотрудников.

Ситуация до проекта CleverForms

В 2017 году страховая компания «М» начала реализацию проекта комплексной автоматизации предприятия.

К этому моменту ряд подразделений был частично автоматизирован, но при этом использовалось разнородное ПО, а базы данных не были связаны между собой.

Это приводило к ошибкам, делало простейшие операции трудоемкими. К тому же используемое ПО устарело, а сотрудники, которые участвовали в его внедрении, уже не работали в компании. Поэтому было решено перейти на новую платформу.

Цель и задания проекта

Для выбора программной платформы определили следующие критерии:

  • Это должен быть коробочный продукт, который не требует дополнительного лицензирования. При этом производитель должен быть украинским.
  • В платформу должен быть встроен гибкий механизм для автоматизации бизнес-процессов, позволяющий установить единый регламент работы с системой и контролировать его выполнение.
  • Комплексная система, построенная на этой программной платформе, должна обеспечивать максимально широкие возможности интеграции с ПО, которое уже было внедрено на предприятии.
  • Для снижения стоимости владения разработчик должен обеспечивать доступную поддержку в соответствии с изменениями законодательства, а также проводить развитие программной платформы в соответствии с новыми технологиями.

В результате организация остановилась на системе документооборота CleverForms, обратившись к разработчику программной платформы «Адвертайзинг Экспресс».

Реализация проекта по этапам

Процесс внедрения занял шесть месяцев. Сама система электронного документооборота CleverForms — готовый продукт, универсальный функционал которого позволил достаточно быстро адаптировать и настроить СЭД под требования страховой компании. Однако, для некоторых специализированных модулей понадобились существенные доработки.

После того, как разработчиком программной платформы был проведен аудит бизнес-процессов страховой компании, выяснилось, что к началу автоматизации ряд подразделений компании нуждаются или в существенных изменений, или в полном пересмотре регламентов их работы для того, чтобы они могли корректно работать в автоматизированной системе.

К примеру, для запуска системы контроля было необходимо определить состав показателей эффективности. Поэтому план автоматизации был разбит на 6 этапов и предусматривал постепенное введение в эксплуатацию различных модулей в течение нескольких месяцев. Модули, которые были независимы друг от друга, внедрялись параллельно.

  • Разработка единого корпоративного стандарта ведения документооборота

    Разработка правил оформления и порядка работы с документами, формализация маршрутов согласования, создание методики контроля исполнительской дисциплины.

  • Описание ролей сотрудников для работы в системе

    Анализ функциональных матриц каждого отдела и сотрудника, выделение типичных ролей и их стандартизация в электронном документообороте.

  • Настройка и адаптация коробочной системы электронного документооборота

    Анализ соответствия готовых модулей требованиям Заказчика. Сбор уточнений, доработки специализированных модулей.

  • Подготовка к промышленному внедрению

    Обучение ключевых пользователей Заказчика. Составление инструкций.

  • Тестовое внедрение

    Работа контрольной группы пользователей в системе, выявление и устранение ошибок.

  • Промышленное внедрение

    Работа всех сотрудников в системе, устранение ошибок, поддержка и консультирование пользователей.

Результаты проекта

Как и ожидалось, эффект почувствовался сразу после внедрения системы со стандартным функционалом. В единой базе и по единым стандартам стали работать сразу все сотрудники, а также внешние контрагенты. Итак, страховая компания «М» получила:

Стандартизированные бизнес-процессы
Контроль исполнительской дисциплины сотрудников
Систему работы с электронными цифровыми подписями
Систему обмена электронными документами с контрагентами
Экономию времени сотрудников через автоматизацию бизнес-процессов
Экономию затрат на систему электронного документооборота

Эффект от внедрения СЭД CleverForms

null

Сокращение расходов на документооборот

null

Повышение производительности труда

null

Минимизация бумажного документооборота

null

Минимизация ручного труда

Есть вопросы или нужна консультация? Звоните или закажите звонок!

Заказать консультацию