ПЛАТФОРМА ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ

Е-архив для агропромышленной компании

Информация о Заказчике

Заказчик — агропромышленный холдинг «АХ».

Основная специализация компании — выращивание и поставка зерновых культур в различные регионы Украины и за границу.

Основные направления работы «АХ» — выращивание пшеницы, ячменя, кукурузы, подсолнечника, риса, сои, производство хлебобулочных изделий, транспортная логистика, а также растениеводство и животноводство. В штате компании более 300 сотрудников.

Ситуация до проекта CleverForms

Масштаб деятельности и разнообразие направлений «АХ» отразились на количестве документов, объем которых ежемесячно увеличивался примерно на 1000 экземпляров. Бумажных реестров в компании не вели, а сами документы хранили в большом архивном помещении, где один их поиск занимал по несколько часов.

Отсутствие системного подхода к хранению документов затрудняло ежедневную работу, а любая подготовка к проверкам контролирующих органов каждый раз превращалась в форс-мажор: каждый пакет необходимых документов приходилось искать вручную, делать ксерокопии, отправлять и затем отслеживать возвращение оригиналов на места.

Цель и задания проекта

В «АХ» начали подбирать программу, которая была бы способна решить проблемы, накопившиеся и автоматизировать процессы предприятия, связанные с введением, учетом, хранением и доступом к документации в электронном виде. Решающими параметрами при выборе программы стала возможность:

  • принятия на хранение и сопутствующее формирования архивных дел путем передачи документации из других систем, внедренных на предприятии
  • оцифровки и ввода в систему уже накопленной архивной документации
  • работы с документацией, независимо от формы хранения (бумажная или электронная)
  • удобного и быстрого поиска документов и архивных дел по определенным параметрам (номенклатура, атрибут, текст и т.д.).
  • мониторинг работы пользователей с оригиналами архивных материалов
  • одновременный доступ многих пользователей к архивным документам в электронном виде

Идеальным решением стал модуль Е-Архив программной платформы CleverForms — разработка украинской компании «Адвертайзинг Экспресс» для создания электронного архива документов.

 

Реализация проекта по этапам

Модуль Е-Архив программной платформы CleverForms — готовый продукт, который представляет собой систему хранения документов с четкой структурной организацией, позволяющий обеспечить условия хранения электронных документов в соответствии с законодательством Украины об архивном деле.

Процесс внедрения модуля в «АХ» занял два месяца и включал в себя следующие этапы:

  • Анализ видов и типов документов компании

    Разработка каталога номенклатур и правил приема, оформления, обработки и хранения документов.

  • Описание ролей сотрудников для работы в системе

    Анализ функциональных матриц каждого отдела и сотрудника, выделение типичных ролей и их стандартизация в электронном документообороте.

  • Развертывание модуля Е-Архив на мощностях Заказчика

    Анализ соответствия готового модуля требованиям Заказчика. Наполнение модуля справочниками и шаблонами Заказчика.

  • Подготовка к промышленному внедрению

    Обучение ключевых пользователей Заказчика. Составление инструкций.

  • Тестовое внедрение

    Работа контрольной группы пользователей в системе, выявление и устранение ошибок.

  • Промышленное внедрение

    Работа всех сотрудников в системе, устранение ошибок, поддержка и консультирование пользователей.

Результаты проекта и внедрения CleverForms

Положительный результат внедрения модуля Е-Архив Заказчик почувствовал почти сразу. В бухгалтерии «АХ» работает 15 человек, и ранее запросы документов из архива забирали у сотрудников много времени. Теперь этим процессом занимается всего 1 сотрудник, который сканирует и заносит в базу все документы сразу по поступлению. По подсчетам, в общем работа с архивом занимает у него около недели в течение каждых 3 месяцев.

Динамическое накопление и эффективное управление информацией
Комфортная работа с архивом компании
Повышение производительности труда
Минимизация рисков повреждения и / или одновременной потери всех документов
Возможность для всех авторизованных пользователей работать с различными видами документов в единой среде
Получение удаленного доступа к архиву
Повышение качества работы с контрагентами — доступ к документам есть в любой момент, достаточно найти отсканированный экземпляр и отправить по запросу
Эффективная и оперативная подготовка к проверкам

Есть вопросы или нужна консультация? Звоните или закажите звонок!

Заказать консультацию