Модуль «Электронный архив»

Модуль «Электронный архив» предназначен для автоматизации процессов предприятия, связанных с введением, учетом, хранением и доступом к документации в электронном виде.

Возможности модуля

  • Электронный архив внутренних электронных документов
  • Электронный архив внешних документов и файлов
  • “Автоматическое” архивирование внутренних электронных документов
  • Назначение параметров архивных документов: томов, папок хранения и сроков их хранения
  • Уничтожение электронных документов по окончанию срока

Модуль «Электронный архив» имеет четкую структурную организацию, которая позволяет обеспечить условия хранения электронных документов в соответствии с законодательством Украины об архивном деле. Этот модуль был взят за основу для создания системы электронного архива для Национального банка Украины.

Задачи, которые решает «Электронный архив»

  1. Прием на хранение и сопутствующее формирование архивных дел путем передачи документации из других систем, внедренных на предприятии, а также оцифровки и ввода в систему архивной документации.
  2.  Работа с документацией, независимо от формы хранения (бумажная или электронная).
  3. Удобный и быстрый поиск документов и архивных дел по определенным параметрам (номенклатура, атрибут, текст и т.д.).
  4. Мониторинг работы пользователей с оригиналами архивных материалов.
  5. Одновременный доступ многих пользователей к архивным документам в электронном виде.

Преимущества внедрения

  • Динамическое накопление и эффективное управление информацией;
  • Комфортная работа независимо от количества пользователей
  • Практически неограниченный объем хранимых системой данных (ограничивается только мощностями оборудованием клиента)
  • Автоматизация большого количества задач и процессов — повышение рабочего КПД
  • Минимизация повреждения и / или одновременной потери всех документов
  • Возможность для всех авторизованных пользователей работать с различными видами документов в единой среде. получение удаленного доступа к архиву
  • Возможность передачи документов к архивному хранению с доступом к документам электронного архива
  • Возможность размещения конфиденциальных данных в защищенные хранилища с ранжированием уровней доступа
  • Снижение объема расходов на бумагу, принтеры и комплектующих к ним, электричества и т.д.