Модуль «Электронный архив» (Е-Архив)

Модуль «Электронный архив» (Е-Архив) предназначен для автоматизации процессов предприятия, связанных с введением, учетом, хранением и доступом к документации в электронном виде.

Возможности модуля

  • Электронный архив внутренних и внешних электронных документов и файлов
  • Использование контейнеров ASiC согласно ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016
  • “Автоматическое” архивирование внутренних электронных документов
  • Назначение параметров архивных документов: томов, папок хранения и сроков их хранения
  • Уничтожение электронных документов по окончанию срока
  • Быстрый поиск и разграничение прав доступа к архивным электронным документам

Модуль «Электронный архив» имеет четкую структурную организацию, которая позволяет обеспечить условия хранения электронных документов в соответствии с законодательством Украины об архивном деле. Этот модуль был взят за основу для создания системы электронного архива для Национального банка Украины.

Задачи, которые решает «Электронный архив»

  1. Прием на хранение и сопутствующее формирование архивных дел путем передачи документации из других систем, внедренных на предприятии, а также оцифровки и ввода в систему архивной документации.
  2.  Работа с документацией, независимо от формы хранения (бумажная или электронная).
  3. Удобный и быстрый поиск документов и архивных дел по определенным параметрам (номенклатура, атрибут, текст и т.д.).
  4. Мониторинг работы пользователей с оригиналами архивных материалов.
  5. Одновременный доступ многих пользователей к архивным документам в электронном виде.

Преимущества внедрения

  • Динамическое накопление и эффективное управление информацией;
  • Комфортная работа независимо от количества пользователей
  • Практически неограниченный объем хранимых системой данных (ограничивается только мощностями оборудованием клиента)
  • Автоматизация большого количества задач и процессов — повышение рабочего КПД
  • Минимизация повреждения и / или одновременной потери всех документов
  • Возможность для всех авторизованных пользователей работать с различными видами документов в единой среде. получение удаленного доступа к архиву
  • Возможность передачи документов к архивному хранению с доступом к документам электронного архива
  • Возможность размещения конфиденциальных данных в защищенные хранилища с ранжированием уровней доступа
  • Снижение объема расходов на бумагу, принтеры и комплектующих к ним, электричества и т.д.

Компоненты модуля «Е-Архив»

«Е-Архив» разработан как модульная система, позволяющая компоновать различные конфигурации, изменять отдельные модули под Заказчика и обновлять их.

  • Модуль «Описание дел»
  • Модуль «Электронная подпись»
  • Модуль «Мгновенное сообщение»
  • Модуль «Карантин»
  • Модуль «Поисковая система»
  • Модуль «Администрирование»
  • Модуль «Справочники»
  • Модуль «Издание документов (дел)»
  • Модуль «Уничтожение документов»
  • Модуль «Работа с оцифрованными копиями бумажных документов»
  • Модуль «Отчетность»
  • Модуль «Конструктор документов»
  • Модуль «Настройка бизнес процессов»
  • Модуль «Внутренний Центр сертификации ключей»

Работа с цифровыми подписями и длительное хранение электронных документов

Для подписания документов в системе «Е-Архив» применяют электронные подписи двух типов «усовершенствованная электронная подпись» и «квалифицированная электронная подпись».

Средствами Внутреннего Центра сертификации ключей каждому пользователю системы автоматически генерируются сертификаты «усовершенствованная электронная подпись» для внутреннего использования, которыми можно подписывать действия пользователей в системе и внутренние документы.

Для подписания юридически существенных документов может использоваться «квалифицированная электронная подпись», которая предоставляется любыми квалифицированными поставщиками услуг (АЦСК).

Каждый электронный документ, генерируемый в Е-архиве, имеет в своих свойствах отметку, каким именно типом ключей подписывается документ. На один документ можно ставить более одной подписи разных типов.

При подписании электронная подпись прилагается к электронному документу, который фиксируется в zip-контейнере ASiC Simple (ASiC-S). Контейнер ASiC содержит оригинал файла и 1 электронную подпись типа CADES (в будущем возможно использование ASiC Extended (AsiC-E), которое в настоящее время не урегулировано законодательством).

Для электронных документов используется ZIP-контейнер (ASiC) уровня B-LTA в соответствии с пунктом 5.1 ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016, содержащий полный набор данных проверки.

Безопасность модуля «Е-Архив»

  1. Е-Архив имеет действующее экспертное заключение, удостоверяющее уровень гарантии Г2 функционального профиля безопасности и обеспечивает защиту открытой, конфиденциальной и служебной информации от несанкционированного доступа.
  2. Все электронные документы, попадающие в Е-Архив, проходят через карантин, где проходят антивирусную проверку на вредоносный код, что максимально исключает попадание злоумышленников в информационные системы и сети.
  3. Для защиты данных используются криптографические протоколы безопасности. В системе реализован гибкий механизм администрирования пользователей и разграничение прав доступа, мониторинг и протоколирование действий в системе.