СЭД в компании. 5 веских причин использования

5 самых веских причин, почему людям нужна система управления документами

По мнению эксперта из Индии Абдул Квазим Хан, Deloitte Support Services India

Каждая компания сама решает каким образом организовать у себя бизнес-процессы и как наладить документооборот. И абсолютно все предприятия сталкиваются в своей деятельности с необходимостью создавать, согласовывать, утверждать, подписывать и хранить документы, независимо от того, используют ли они систему управления документами. Какие же преимущества дает компании внедрение и использование специально разработанной Системы Электронного Документооборота (СЭД)?

Очень немногие предприятия тратят время на рассмотрение расходов, которые они несут ежедневно из-за:

  • Время и усилия, затраченные на поиск документов, намного больше, чем можно было бы подумать. Недавние исследования показали, что около 10% рабочего дня среднего офисного работника тратится на поиск существующей информации и документов.
  • Избыточные усилия были необходимы, потому что считается, что часто легче воссоздать что-то, чем пытаться его найти.
  • Время и усилия, затраченные на выяснение того, кто имеет последнюю версию документа, и восстановление, когда различные редакции перезаписывают друг друга.
  • Ненужное использование сетевых устройств хранения данных и пропускной способности сети, поскольку документы рассредоточены по всему предприятию, а не централизованы.

Риски потери контроля над вашими документами

Очень немногие предприятия тратят время на то, чтобы учитывать значительные риски, которым они ежедневно подвергаются, потому что:

  • Безопасность применяется в лучшем случае бессистемно, что может дать доступ к важной информации для потенциально неподходящих людей.
  • Очень важные документы хранятся, часто в единичном экземпляре, на переносных компьютерах, которые могут быть потеряны, украдены или повреждены в любое время.
  • Документы, хранящиеся централизованно на сетевых дисках Windows, после удаления не попадают в корзину, как принято считать. Они просто исчезают и их нужно восстанавливать из резервных копий (если вам повезло иметь их).
  • Не существует записей о том, кто именно просматривал и / или редактировал документ. Поэтому невозможно провести аудит бизнес-процесса, чтобы выявить ошибки или неэффективность.

Принимая во внимание все приведенное выше, можно оценить, как влияет на деятельность компании отсутствие плана для более эффективного управления документооборотом.

Система электронного документооборота действует как гаишник на перекрестке информационной магистрали: контролирует, организует и направляет поток информации.

Преимущества от внедрения СЭД

Существует множество преимуществ от внедрения СЭД в организации, но если взять ТОП 5, по нашему мнению, (на самом деле их больше), то вот они:

1. Безопасность

Безопасность — одна из ключевых вещей при работе с документами. С помощью простого общего доступа к файлам вы можете защитить общий каталог (вместе с его подкаталогами), чтобы ограничить доступ к ним.

Системы управления документами, однако, предоставляют гораздо больше функций безопасности – менеджмент компании решает, кто может редактировать документы, добавлять их, удалять их и т. д., и, конечно, может получать уведомления о том, кто и когда получил доступ к документу.

2. Систематизация документов

Присвоение имен файлам — еще одна проблема, связанная с простыми программами для обмена файлами, поскольку она остается на усмотрение создателя. Представляете, как трудно было бы найти документ по имени в бесчисленных папках и подпапках?

Системы Электронного Документооборота значительно облегчают эту задачу, потому что они используют стандартизированное соглашение об именах и обеспечивают использование обязательных полей.

3. Контроль версий

Контроль версий также должен быть важен для работы компании, так как всегда полезно иметь под рукой старые версии файлов, чтобы быть в безопасности, и в случае, если новая версия чем-то хуже оригинальной (или просто какой-то предыдущей версии).

Это еще одна область, где СЭД лучше, чем файлообменник.

4. Безбумажный документооборот

Мир движется к тому, что все организации когда-нибудь станут #PaperFree. И здесь современные системы электронного документооборота с возможностью создавать и хранить безграничное множество документов проявляют себя как отличные помощники.

Создавайте электронный документ, работайте с ним в СЭД внутри компании или обменивайтесь данными с внешними контрагентами, накладывайте цифровые подписи, архивируйте и т.д. – все документы всегда будут под рукой. Данные прошлых периодов легко можно найти, используя удобный поиск.

5. Контроль

Когда все документы находятся в системе СЭД, можно успевать делать гораздо больше вещей. Система электронного документооборота предоставляет такие инструменты, как автоматизация рабочих процессов, которые позволяют контенту перемещаться по всей организации на основе заранее установленных правил или событий.

Мобильные же версии помогут всегда быть в рабочих процессах, даже если сотрудника нет на рабочем месте.

Related posts