Що таке Електронний документообіг (ЕДО)?

Стрімкий розвиток цифрових технологій змінює весь звичний життєвий уклад, у тому числі й удосконалює сучасні бізнес-процеси. Оцінивши нові можливості, багато організацій у своїй діяльності намагаються оптимізувати трудові, тимчасові та матеріальні витрати та переходять від паперового документообігу до електронного.

Саме про електронний документообіг, існуючі види ЕДО, його основні функції та головні переваги ми поговоримо в цій статті..

Що таке електронний документообіг?

Поняття «Електронний документообіг» має на увазі сучасну автоматизовану систему роботи з документами всередині однієї компанії (або між різними установами) без використання паперових носіїв. Тобто всі бізнес-процеси підприємства так чи інакше пов’язані із створенням, рухом документа (перевірка, реєстрація, зміна, погодження, затвердження, підпис тощо) та зберіганням переводяться в електронний вигляд.

Які види електронного документообігу існують?

Виходячи з особливостей сфери діяльності підприємства, можна назвати кілька видів ЕДО:

виробничий
адміністративний
архівний
кадровий
бухгалтерський
складський
логістичний
технічний
технологічний

Фактично, кількість видів ЕДО та систем електронного документообігу може обмежуватися лише кількістю існуючих видів діяльності. Будь-яка компанія, починаючи від транснаціональної корпорації і закінчуючи малим приватним підприємством, може впровадити автоматизований документообіг.

Оцінка ефективності використання електронного документообігу

Для оцінки ефективності використання електронного документообігу для підприємства застосовуються певні кількісні та якісні показники.
За кількісними показниками можна виміряти та оцінити матеріальні та тимчасові витрати:

скорочення часу на створення та обробку документів: реєстрація, передача на розгляд, пошук, погодження, підпис;
прискорення руху документів усередині компанії: передача документа від філії до головного офісу, до іншої філії чи контрагенту, підготовка однотипних документів, погодження, швидкість ознайомлення з документами всередині організації;
суттєва економія витрат на папір, канцелярське приладдя, витратні матеріали для принтерів, архівацію та зберігання.

Якісними показниками можуть бути:

зростання продуктивності праці працівників за наявності єдиного інформаційного простору;
спрощення процесів колективної роботи;
ефективний контроль за виконанням;
зниження ризиків втрати документів;
підвищення швидкості погодження та затвердження документів;
зростання корпоративної культури.

Виходячи з практики впровадження системи електронного документообігу, можна сказати, що найбільшого економічного ефекту від використання ЕДО у діяльності організації можна досягти залученням до роботи в системі якомога більшої кількості працівників.