Опис справ

«Опис справ» є головним обліковим документом і довідником, який надає інформацію про зміст документів, тому цей важливий елемент має свій окремий розділ в системі Е-архів.

• Завершенні в діловодстві справи тимчасового, тривалого, постійного зберігання, особового складу та кадрових питань, передаються на архівне зберігання через один рік. Саме на основі Опису справ структурних підрозділів підприємства, електронні документи приймаються на архівне зберігання до системи Е-архів.
• Для створення опису справ використовуються номенклатури справ, які можуть як імпортуватись з документообігу, впровадженого на підприємстві клієнта, так і вводитись вручну адміністратором системи Е-архів.
• За необхідності, на основі описів справ підрозділів є можливість згенерувати зведений опис справ підприємства, який в подальшому використовується для передавання архівних електронних документів до державних архівів або інших фондів.