ПРОГРАМНА ПЛАТФОРМА
Е-архів для агропромислової компанії
Інформація про Замовника
Замовник — агропромисловий холдинг «АХ».
Основна спеціалізація компанії — вирощування і постачання зернових культур в різні регіони України і за кордон.
Основні напрямки роботи «АХ» — вирощування пшениці, ячменю, кукурудзи, соняшнику, рису, сої, виробництво хлібобулочних виробів, транспортна логістика, а також рослинництво і тваринництво. У штаті компанії понад 300 співробітників.
Ситуація до проекту CleverForms
Масштаб діяльності та різноманіття напрямків «АХ» відбилися на кількості документів, обсяг яких щомісяця збільшувався приблизно на 1000 екземплярів. Паперових реєстрів в компанії не вели, а самі документи зберігали в великому архівному приміщенні, де один їх пошук займав по кілька годин.
Відсутність системного підходу до зберігання документів ускладнювало щоденну роботу, а підготовку до перевірок контролюючих органів кожного разу перетворювало на форс-мажор: кожен пакет необхідних документів доводилося шукати вручну, робити ксерокопії, відправляти і потім відстежувати повернення оригіналів на місця.
01Мета і завдання проекту
В «АХ» почали підбирати програму, яка була б здатна вирішити труднощі, що накопичилися, та автоматизувати процеси підприємства, пов’язані з введенням, обліком, зберіганням і доступом до документації в електронному вигляді. Вирішальними параметрами при виборі програми стала можливість:
- прийняття на зберігання і супутнє формування архівних справ шляхом передачі документації з інших систем, впроваджених на підприємстві.
- оцифрування і введення в систему вже накопиченої архівної документації.
- роботи з документацією, незалежно від форми зберігання (паперова чи електронна).
- зручного і швидкого пошуку документів і архівних справ за визначеними параметрами (номенклатура, атрибут, текст тощо)
- моніторинг роботи користувачів з оригіналами архівних матеріалів
- одночасний доступ багатьох користувачів до архівних документів в електронному вигляді
Ідеальним рішенням став модуль Е-Архів програмної платформи CleverForms — розробка української компанії «Адвертайзінг Експрес» для створення електронного архіву документів.
02Реалізація проекту по етапах
Модуль Е-Архів програмної платформи CleverForms — готовий продукт, який являє собою систему зберігання документів з чіткою структурною організацією, що дозволяє забезпечити умови збереження електронних документів відповідно до законодавства України про архівну справу.
Процес впровадження модулю в «АХ» зайняв два місяці та включав в себе наступні етапи:
Аналіз видів та типів документів компанії
Розробка каталогу номенклатур та правил прийому, оформлення, обробки та зберігання документів
Опис ролей співробітників для роботи в системі
Аналіз функціональних матриць кожного відділу і співробітника, виділення типових ролей та їх стандартизація в електронному документообігу.
Розгортання модулю Е-Архів на потужностях Замовника
Аналіз відповідності готового модулю вимогам Замовника. Наповнення модулю довідниками та шаблонами Замовника
Підготовка до промислового впровадження
Навчання ключових користувачів Замовника. Складання інструкцій
Тестове впровадження
Робота контрольної групи користувачів в системі, виявлення та усунення помилок
Промислове впровадження
Робота всіх співробітників в системі, усунення помилок, підтримка та консультування користувачів