ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ
Інформаційна система «Електронний архів НБУ»
Інформація про Замовника
Замовник – Національний банк України (НБУ) – центральний банк України, який відповідає за регулювання та контроль грошово-кредитної політики, емісію національної валюти, регулювання банківської діяльності та забезпечення стабільності фінансової системи країни. Вся робота НБУ визначається Конституцією України, Законом України «Про Національний банк України» та іншими законами України.
Ситуація до проекту CleverForms
Щоденна діяльність Національного банку України продукує велику кількість як власних внутрішніх, так і зовнішніх документів, які регламентують діяльність банківської системи країни, а також документів, які надаються іншими банками, фінансовими та іншими установами, що підпорядковуються регулятору.
Обсяг електронного документообігу постійно збільшувався, а наявні у Замовника системи не спроможні були провести коректну архівацію ЕДО. Це викликало складнощі в управлінні документами. Існуюча система зберігання була неефективною, а питання відповідності сучасним вимогам щодо захисту інформації та забезпечення безпеки даних не були врегульовані.
Таким чином, перед Національним банком України, як перед лідером та головним ініціатором впровадження інноваційних цифрових рішень та нових стандартів управління даними в фінансовій сфері країни, постала необхідність впровадження програмного продукту, який би забезпечив процеси архівування, зберігання та керування для величезного об’єму електронних даних та поєднав вимоги електронного архіву з принципами ведення вже існуючого паперового архіву.
01Мета і завдання проекту
На той момент жодне з готових програмних рішень не відповідало всім вимогам НБУ. Тому було прийнято рішення обрати найбільш відповідну програмну платформу, на базі якої можна створити систему для вирішення всіх поставлених завдань, а також автоматизувати процеси, пов’язані з введенням, обліком, зберіганням і доступом до документації в електронному вигляді. Вирішальними параметрами при виборі розробника та програмної платформи стала наявність таких можливостей, як:
- Прийняття на зберігання і супутнє формування архівних справ шляхом передачі документації з інших систем, впроваджених на підприємстві
- Оцифрування і введення в систему вже накопиченої архівної документації
- Роботи з документацією, незалежно від форми зберігання (паперова чи електронна)
- Зручний і швидкий пошук документів і архівних справ за визначеними параметрами (номенклатура, підрозділ, номер ЕД, заголовок тощо)
- Моніторинг роботи користувачів з архівними електронними документами
- Одночасний доступ багатьох користувачів до архівних документів в електронному вигляді
НБУ проаналізував кілька програмних продуктів та провів відкритий конкурсний відбір серед провідних українських ІТ розробників. В результаті, для створення програмного продукту «Інформаційна система «Електронний архів Національного банку України» було обрано українського розробника «Адвертайзінг Експрес», відомого на ринку під торговою маркою CleverFormsTM.
02Реалізація проекту по етапах
Процес створення «Інформаційної системи «Електронний архів Національного банку України», ядром для якої стала мультифункціональна програмна платформа CleverForms, включав в себе наступні етапи:
Розробка Технічного завдання та специфікації проєктних рішень
ІС ЕА НБУРозробка каталогу номенклатур та правил прийому, оформлення, обробки та зберігання архівних електронних документів; опис ролей співробітників для роботи в системі; аналіз функціональних матриць кожного відділу і співробітника, виділення типових ролей та їх стандартизація в електронному документообігу, тощо.
Розробка, постачання, встановлення і налаштування програмної продукції
ІС ЕА НБУАналіз відповідності готової системи вимогам Замовника. Наповнення модулю довідниками та шаблонами Замовника.
Розробка експлуатаційної документації, проведення консультацій для користувачів
ІС ЕА НБУСкладання інструкцій. Навчання ключових користувачів Замовника.
Проведення робіт з впровадження
ІС ЕА НБУ у дослідно-промислову експлуатаціюРобота контрольної групи користувачів в системі, період уточнень та консультацій.
03Архітектура рішення і масштаб проекту
На базі програмної платформи CleverForms було розроблено наступні модулі для «Інформаційної системи «Електронний архів Національного банку України»:
- Модуль «Опис справ»
- Модуль «Електронний підпис»
- Модуль «Миттєве повідомлення»
- Модуль «Карантин»
- Модуль «Пошукова система»
- Модуль «Адміністрування»
- Модуль «Довідники»
- Модуль «Видавання документів (справ)»
- Модуль «Знищення документів»
- Модуль «Робота з оцифрованими копіями паперових документів (ретросканування)»
- Модуль «Звітність»
- Модуль «Внутрішній центр сертифікації ключів»
04Особливості та унікальність проекту
05Статус проекту
На сьогодні завершено дослідно-промислову експлуатацію інформаційної системи «Електронний архів Національного банку України», яка тривала з грудня 2021 року. Упровадження системи забезпечує автоматизацію основних функцій архіву, оцифрування паперових архівних документів, легкість та зручність доступу до них працівників.