ПРОГРАМНА ПЛАТФОРМА

СЕД CleverForms для енергетичної компанії

Інформація про Замовника

Замовник — велика енергетична компанія, яка спеціалізується на постачанні та розподілі електроенергії в одній з областей.

Компанія має великий логістичний підрозділ зі значною кількістю рухомого складу, який забезпечує виконання профілактичних, ремонтно-технічних, будівельних та інших робіт, пов’язаних з діяльністю компанії.

Компанія має кілька районних філій, в штаті компанії працює близько 500 співробітників.

Рішення для бізнесу

Ситуація до проекту CleverForms

01

Існуюча на підприємстві система документообігу застаріла і не мала бази для створення функціоналу, який би відповідав потребам Замовника для розвитку, вдосконалення та оптимізації витрат компанії.

02

Крім того, підтримка самої системи в робочому стані вимагала істотних трудовитрат, періодичні збої в роботі системи знижували загальний рівень ККД користувачів.

03

Вартість поновлення ліцензій та доопрацювання ПЗ під потреби компанії вимагали значних додаткових інвестицій.

04

Ситуація була ускладнена тим, що компанія-розробник була іноземною.

01Мета і завдання проекту

В результаті конкурсного відбору найбільш ефективною і придатною для потреб компанії була визнана система електронного документообігу CleverForms.

При виборі програми були враховані такі фактори як:

  • Швидкість роботи
  • Індивідуальне налаштування під користувача
  • Універсальність функціоналу
  • Налаштування процесів без залучення розробника
  • Можливість інтеграції з наявними системами
  • Висока доступність розробників для виконання необхідних доробок
  • Доступна вартість підтримки

02Реалізація проекту по етапах

  • Аналітичний

    Опрацювання та моделювання процесів системи, складання сценаріїв процесів

  • Розробка та налаштування

    Впровадження сценаріїв та моделей, описаних в першому етапі

  • Підготовка до промислового впровадження

    Впровадження сценаріїв та моделей, описаних в першому етапі

  • Впровадження

    Робота користувачів в системі, усунення помилок, підтримка та консультування

03Архітектура рішення і масштаб проекту

На базі системи електронного документообігу CleverForms було автоматизовано:
  • Управління вхідною та вихідною кореспонденцією
  • Організаційно-розпорядчі документи та відповідні бізнес процеси
  • Виконавська дисципліна (постановка завдань і аналіз їх виконання)
  • Запроваджено механізм призначення та розподілу прав доступу до документів
  • Модуль створення та налаштування інтерактивних форм електронних документів
  • Система обміну електронними документами з контрагентами
  • Система роботи з електронними цифровими підписами
  • Система електронного архіву

04Особливості та унікальність проекту

Під час опрацювання завдань команда CleverForms врахувала особливості в роботі Замовника і успішно реалізувала їх в проекті:

  • Розпис вхідної кореспонденції на кількох адресатів всередині компанії
  • Паралельне та послідовне виконання задач, розгляду та накладення резолюцій на документ кількома співробітниками
  • Відстеження частки виконання завдання
  • Налаштування зв’язків між пов’язаними документами
  • Створення груп користувачів
  • Реалізація функціоналу «Секретар»
  • Календар запланованих зустрічей

05Результати проекту

Результат реалізації проекту по впровадженню системи електронного документообігу CleverForms в енергетичній компанії наступний:
01

Автоматизовані процеси обліку та реєстрації вхідної, вихідної і організаційно-розпорядчої документації

02

Налаштована система контролю виконання поставлених завдань

03

Побудована система електронного документообігу в компанії

04

Впроваджено систему планування подій та отримання сповіщень

05

Створені та налаштовані форми електронних документів для друку

06

Створено зручну систему фільтрації даних

06Вигоди від впровадження СЕД CleverForms на підприємстві

null
Скорочення витрат на документообіг
null
Підвищення продуктивності праці
null
Підвищення якості контролю виконавської дисципліни та ККД співробітників
null
Мінімізація ручної праці
Є питання або потрібна консультація?

Телефонуйте або замовте дзвінок!

Контакти