ПРОГРАМНА ПЛАТФОРМА
СЕД CleverForms для енергетичної компанії
Інформація про Замовника
Замовник — велика енергетична компанія, яка спеціалізується на постачанні та розподілі електроенергії в одній з областей.
Компанія має великий логістичний підрозділ зі значною кількістю рухомого складу, який забезпечує виконання профілактичних, ремонтно-технічних, будівельних та інших робіт, пов’язаних з діяльністю компанії.
Компанія має кілька районних філій, в штаті компанії працює близько 500 співробітників.
Рішення для бізнесу
Ситуація до проекту CleverForms
01Мета і завдання проекту
В результаті конкурсного відбору найбільш ефективною і придатною для потреб компанії була визнана система електронного документообігу CleverForms.
При виборі програми були враховані такі фактори як:
- Швидкість роботи
- Індивідуальне налаштування під користувача
- Універсальність функціоналу
- Налаштування процесів без залучення розробника
- Можливість інтеграції з наявними системами
- Висока доступність розробників для виконання необхідних доробок
- Доступна вартість підтримки
02Реалізація проекту по етапах
Аналітичний
Опрацювання та моделювання процесів системи, складання сценаріїв процесів
Розробка та налаштування
Впровадження сценаріїв та моделей, описаних в першому етапі
Підготовка до промислового впровадження
Впровадження сценаріїв та моделей, описаних в першому етапі
Впровадження
Робота користувачів в системі, усунення помилок, підтримка та консультування
03Архітектура рішення і масштаб проекту
На базі системи електронного документообігу CleverForms було автоматизовано:
- Управління вхідною та вихідною кореспонденцією
- Організаційно-розпорядчі документи та відповідні бізнес процеси
- Виконавська дисципліна (постановка завдань і аналіз їх виконання)
- Запроваджено механізм призначення та розподілу прав доступу до документів
- Модуль створення та налаштування інтерактивних форм електронних документів
- Система обміну електронними документами з контрагентами
- Система роботи з електронними цифровими підписами
- Система електронного архіву
04Особливості та унікальність проекту
Під час опрацювання завдань команда CleverForms врахувала особливості в роботі Замовника і успішно реалізувала їх в проекті:
- Розпис вхідної кореспонденції на кількох адресатів всередині компанії
- Паралельне та послідовне виконання задач, розгляду та накладення резолюцій на документ кількома співробітниками
- Відстеження частки виконання завдання
- Налаштування зв’язків між пов’язаними документами
- Створення груп користувачів
- Реалізація функціоналу «Секретар»
- Календар запланованих зустрічей
05Результати проекту
Результат реалізації проекту по впровадженню системи електронного документообігу CleverForms в енергетичній компанії наступний: