Сучасний бізнес в Україні стикається з безліччю викликів, серед яких управління великими обсягами документів та їх збереження є одними з найважливіших. Перехід на цифрові процеси та зберігання документів в електронному архіві значно економить час і ресурси.

CleverForms Е-Архів – це інноваційна програма, яка пропонує комплексне рішення для електронної архівації документів. У цій статті ми розглянемо, як CleverForms Е-Архів допомагає бізнесу покращити роботу з документами, знизити витрати та підвищити ефективність.

Перехід від паперових до електронних документів є важливим кроком для будь-якої сучасної компанії. У традиційних архівних системах витрати на папір, друкарське обладнання та оренду приміщень для зберігання можуть складати значну частину бюджету. Однак, за даними дослідження AIIM (Association for Intelligent Information Management) впровадження електронного архіву дозволяє скоротити витрати на зберігання документів на 40-60%.

Використання CleverForms Е-Архів не лише усуває необхідність у фізичному зберіганні документів, але й спрощує доступ до них. Це рішення особливо актуальне для великих корпорацій та державних установ, де обсяги документів обчислюються десятками тисяч.

Ефективність бізнес-процесів значною мірою залежить від швидкості доступу до інформації. Традиційні архіви не здатні забезпечити оперативний пошук документів, що може призводити до втрат часу та зниження продуктивності. Згідно з дослідженням компанії AIIM, близько 25% робочого часу працівники витрачають на пошук необхідної інформації.

CleverForms Е-Архів дозволяє скоротити цей час до мінімуму і забезпечити миттєвий доступ до будь-якого документа. Це не лише підвищує ефективність роботи, але й сприяє швидкому прийняттю управлінських рішень.

Безпека даних є критично важливою для будь-якого бізнесу. Витік інформації може призвести до серйозних наслідків, включаючи фінансові втрати та погіршення репутації.

CleverForms Е-Архів забезпечує надійний захист документів завдяки сучасним методам шифрування та багаторівневій системі доступу. Система має експертний висновок від Держспецзв’язку України, що підтверджує рівень захисту Г2Рівень Г2 - це рівень захисту інформації, який відповідає певним вимогам, які описані в стандарті ДСТУ 4145-2002. Щоб отримати сертифікат на рівень Г2, потрібно пройти аудит програмного коду і підтвердити, що він відповідає цим вимогам. Це сертифікат підтверджує високий рівень з.... Крім того, система регулярно створює резервні копії даних, що гарантує їх збереження навіть у разі технічних збоїв або кібератак.

Використання CleverForms Е-Архів дозволяє суттєво знизити операційні витрати компанії. Окрім економії на матеріальних витратах, електронний архів сприяє:

• оптимізації робочих процесів
• зниженню витрат на робочу силу

Автоматизація рутинних завдань звільняє час працівників для виконання більш важливих функцій, що безпосередньо впливає на продуктивність компанії. Дослідження, проведене IDC (International Data Corporation), показало, що автоматизація управління документами може підвищити продуктивність працівників на 30-50%, що підтверджує значний економічний ефект від переходу до електронної архівації.

Українські компанії розуміють, що перехід до електронних архівів є необхідним кроком цифровізації. В умовах військової агресії це питання стало критичним для збереження архівних документів.

Агресія проти України змусила компанії терміново переходити на електронні архіви та шукати відповідне програмне забезпечення. Фізичні архіви можуть бути пошкоджені або знищені, тому електронні системи, такі як CleverForms Е-Архів, забезпечують збереження важливої інформації. Це не тільки гарантує безпеку даних, але й дозволяє компаніям продовжувати свою діяльність в умовах війни.

Впровадження CleverForms Е-Архів також є вигідною інвестицією. Автоматизація процесів зберігання документів допомагає:

• знижувати витрати на матеріали, фізичне зберігання,
• підвищувати ефективність роботи та швидкість доступу до інформації.

Таким чином, навіть в умовах невизначеності та ризиків, пов’язаних з військовими діями, українські компанії можуть зосередитися на розвитку і адаптації до нових реалій, використовуючи переваги електронних архівів.

Упровадження електронної архівації за допомогою такого програмного забезпечення  як CleverForms Е-Архів є стратегічно важливим кроком для сучасного бізнесу в Україні. Це не лише допомагає зекономити час і гроші, але й підвищує загальну ефективність і безпеку роботи з документами.

Сучасні технології надають компаніям можливість сконцентруватися на основних бізнес-процесах, звільнившись від рутинних завдань. Завдяки CleverForms Е-Архів ви можете зробити свій бізнес більш продуктивним і конкурентоспроможним на ринку.