Що таке ERP-система? Для чого вона потрібна бізнесу

ERP-система (Enterprise Resource Planning) – це програмний продукт, який був створений для управління бізнес-процесами в компанії та об’єднав всі підрозділи та функції підприємства в єдину інформаційну систему.

ERP-система дозволяє:

• автоматизувати управління бізнес-процесами,
• покращити керування ресурсами,
• збільшити ефективність роботи,
• знизити витрати на виробництво, складування, управління персоналом, фінанси та інші операції.

Вона включає різні модулі, кожен з яких відповідає за управління окремими секторами бізнесу: виробництвом, складами, продажами, персоналом та ін. ERP система також може включати функції аналітики і звітності для прийняття зважених управлінських рішень.

Історія розвитку ERP-систем розпочинається з 1960-х років разом з комп’ютеризацією бізнесу. І хоча в той час у компаніях використовувалися різні автоматизовані системи, між ними вже існували зв’язки, що покращувало ефективність управління ресурсами підприємства.

Наприкінці 1980-х німецька компанія SAP AG розробила першу ERP-систему, яка дозволяла автоматизувати управління бізнес-процесами в компаніях. Вона називалася SAP R/2, була написана мовою програмування COBOL і працювала на мейнфреймах IBM.

У 1990-х на ринку з’явилися інші ERP-системи, такі як Oracle Financials, Peoplesoft, JD Edwards і Baan. Ці системи були написані на нових мовах програмування та працювали на більш доступних платформах, таких як сервери Unix та Windows.

У 2000-х роках на ринку з’явилися більш досконалі ERP-системи, які включали функції аналітики і звітності, що дозволяло приймати більш зважені управлінські рішення, а  також могли бути встановлені на комп’ютерах користувачів та працювали в режимі он-лайн.

Сьогодні на ринку існує безліч ERP-систем від різних виробників, кожна з яких має свої особливості та переваги. Багато компаній використовують ERP-системи для автоматизації управління бізнес-процесами та покращення ефективності роботи.

Впровадження ERP-системи може принести безліч переваг компанії. Основні з них:

1. Збільшення ефективності роботи.

ERP-система дозволяє автоматизувати управління бізнес-процесами, що прискорює виконання завдань та зменшує ймовірність помилок. Це допомагає компанії підвищити ефективність роботи та знизити витрати на виробництво, складування, управління персоналом, фінанси та інші операції.

2. Централізований доступ до інформації.

ERP-система поєднує всі підрозділи та функції підприємства в єдину інформаційну систему. Це дозволяє компанії організувати централізований доступ до інформації, що спрощує управління бізнес-процесами та забезпечує більш точні та актуальні дані для прийняття управлінських рішень.

3. Поліпшення контролю за бізнес-процесами.

ERP-система дозволяє компанії покращити контроль за бізнес-процесами, а саме забезпечити більш точне прогнозування та планування та спростити управління ресурсами, а також це дозволяє компанії швидко реагувати на зміни у бізнес-середовищі.

4. Спрощення звітності.

ERP-система включає функції аналітики та звітності, що спрощує процес складання звітності, дозволяє розглядати найрізноманітніші аспекти бізнесу за необхідними параметрами та забезпечує більш точний та актуальний аналіз інформації для планування подальшої діяльності підприємства.

5. Поліпшення управління персоналом.

ERP-система може включати функції управління персоналом, такі як облік робочого часу, розрахунок заробітної плати і управління кадрами. Це допомагає компанії покращити управління персоналом та підвищити ефективність роботи.

6. Збільшення конкурентоспроможності.

Впровадження ERP-системи дозволяє компанії оперативно реагувати на зміни в бізнес-середовищі та покращити ефективність роботи, що в свою чергу може сприяти підвищенню її конкурентоспроможності та призвести до збільшення частки ринку.

ERP-системи складаються з різних модулів, кожен із яких відповідає за певну зону управління підприємством. Нижче наведено короткий опис основних модулів ERP-системи:

1. Модуль фінансів та бухгалтерії:

Відповідає за облік фінансових операцій підприємства, включаючи управління банківськими рахунками, розрахунок заробітної плати, управління податками, формування фінансової звітності тощо.

2. Модуль керування виробництвом:

Забезпечує управління виробничими процесами підприємства, включаючи планування виробництва, облік ресурсів та матеріалів, управління виробничими замовленнями тощо.

3. Модуль керування продажами та дистрибуцією

Забезпечує управління продажами та дистрибуцією продукції компанії, включаючи облік замовлень, управління цінами та знижками, управління поставками тощо.

4. Модуль керування складом і логістика

Відповідає за управління запасами, складськими операціями та логістичними процесами, включаючи облік надходження та відвантаження товарів, оптимізацію логістичних процесів та ін.

5. Модуль керування ресурсами компанії и персоналом

Забезпечує управління ресурсами компанії та персоналом, включаючи управління кадрами, облік робочого часу, відпусток та лікарняних тощо.

Кожен модуль ERP-системи має набір функціональних можливостей, які можуть бути налаштовані та адаптовані до специфічних потреб компанії. Використання всіх модулів у комплексі дозволяє управляти бізнес-процесами ефективніше та підвищити загальний ККД своєї компанії.

Функції кожного модуля ERP-системи можуть включати наступне:

1. Модуль фінансів та бухгалтерії:

• Облік фінансових операцій (доходи, витрати, прибуток, збитки тощо);
• Формування звітності для керівництва та податкових органів;
• Керування банківськими рахунками та касовими операціями;
• Керування заборгованостями та оплатами.

2. Модуль керування виробництвом:

• Планування виробничих операцій та контроль їх виконання;
• Керування запасами сировини і матеріалів;
• Облік часу та витрат на виробництво;
• Контроль якості продукції.

3. Модуль керування продажами та дистрибуцією

• Керування клієнтською базою;
• Керування процесом продажів (від отримання замовлення до відвантаження товару);
• Керування цінами та знижками;
• Маркетингові функції (аналіз продажів, прогнозування попиту).

4. Модуль керування складом і логістика

• Керування запасами та складською логістикою;
• Керування доставками та логістичними процесами;
• Моніторинг стану складських запасів та рух товарів;
• Оптимізація логістичних процесів.

5. Модуль керування ресурсами компанії и персоналом

• Керування персоналом (наймання, звільнення, оцінка роботи);
• Керування заробітною платнею і відпустками;
• Планування продуктивності персоналу;
• Керування активами компанії (обладнання, нерухомість, транспорт тощо).

Звичайно, функції кожного модуля ERP-системи можуть відрізнятися залежно від конкретних потреб і бізнес-процесів компанії, яка використовує цю систему.

Процес впровадження ERP-системи може зайняти багато часу та потребує ретельної підготовки. Розглянемо основні кроки:

Впровадження ERP-системи може зіткнутися з низкою проблем та ризиків, які можуть вплинути на успіх проєкту, а саме:

• Неадекватна підготовка до впровадження системи та нечітке визначення цілей проєкту.
• Невдалі налаштуванні та інтеграція ERP-системи з іншими системами компанії.
• Недостатнє навчання персоналу роботі з новою системою.
• Порушення безпеки даних та конфіденційності інформації при використанні ERP-системи.
• Низька якісна характеристика та продуктивність системи.
• Непередбачуваність витрат за проєкт і можливість перевищення бюджету.
• Відсутність підтримки та оновлень з боку виробника ERP-системи.

Крім того, з впровадженням ERP-системи більшість бізнес-процесів можуть зазнати змін, і тим самим призвести до необхідності проведення великої кількості додаткової роботи (зокрема, перенавчання персоналу). Щоб уникнути цих ризиків, необхідно проводити ретельний аналіз, вивчання та планування проєкту, а також ретельно підбирати ERP-систему та її виробника.

Впровадження ERP-системи може зіткнутися з низкою проблем та ризиків, які можуть вплинути на успіх проєкту, а саме:

1. Визначення потреб.

Перш ніж вибирати ERP-систему, необхідно визначити свої потреби та бізнес-процеси, які необхідно автоматизувати.

2. Вибір відповідної ERP-системи.

Після визначення потреб необхідно провести дослідження ринку та вибрати ERP-систему, яка буде найбільш відповідною вашим потребам, враховуючи функціональність, вартість та репутацію виробника.

3. Оцінка ризиків та витрат.

Впровадження ERP-системи може бути дорогим та ризикованим проєктом. Тому необхідно провести оцінку ризиків та витрат на проєкт, щоб уникнути непередбачених витрат.

4. Підготовка бізнесу та персоналу.

Впровадження ERP-системи може вимагати зміни бізнес-процесів, що в свою чергу передбачає перенавчання персоналу. Тому необхідно провести підготовчу роботу та визначити перехідний період.

5. Пошук фахівців.

Використання ERP-системи є складним проєктом, тому потрібно звернутися до фахівців, які мають досвід застосування ERP-систем.

6. Визначення ключових співробітників.

Необхідно призначити відповідальних співробітників, які братимуть участь у проєкті та контролюватимуть його хід.

7. Планування термінів.

Використання ERP-системи може зайняти тривалий час. Тому необхідно розробити план роботи та терміни виконання проєкту.

8. Проведення тестування та налагодження.

Після впровадження ERP-системи необхідно провести тестування та налагодження системи, щоб переконатися у її правильній роботі, виявити та усунути можливі помилки та збої.

9. Підтримка та оновлення системи..

Після впровадження ERP-системи необхідно забезпечити її постійну підтримку та оновлення, щоб гарантувати її ефективну роботу. Тому при виборі ERP-системи важливо впевнитись, чи надає розробник такі послуги та чи включені вони до загальної вартості проєкту.