Відправка документу

Для відправки документу необхідно натиснути кнопку «Створити нове повідомлення»  та виконати наступні дії:

1) Заповнити відкриту форму:

https://clever-forms.com/wp-content/uploads/2024/10/99.png

• Тип призначення – обрати зі списку сценарій для обробки документу отримувачем (Для інформування, Для узагальнення, До виконання, На погодження);
• Організація – обрати організацію, до якої буде відправлено документ;
• Офіційна особа – вказати особу, якій відправляється документ;

    Увага! Дані особи повинні бути вказані відповідно до опису даних в системі, якщо дані особи не чітко вказані або поле не заповнене, то повідомлення буде відправлено до керівника організації або особи, що вказана за замовчуванням згідно налаштуванням для отримання документів.

• Електронна пошта, Телефон – контактні дані офіційної особи, необов’язкові для заповнення, мають інформативний характер;
• Тип документа – обрати зі списку тип документу;
• Шаблон друку – обрати зі списку шаблон друку;
• Документ – обрати зі списку документ, який був раніше створений та доступний в розділі «Документи»;

Увага! Документ має належати підрозділу особи, яка відправляє документ в іншу організацію.

• Завдання – обрати завдання, якщо було обрано сценарій «До виконання» або «На погодження». Для обрання завдання в документі, що відправляється, має бути запущений процес з учасником – відправником повідомлення.

2) Підписати обраний документ:

• обрати АЦСК, файл з ключем, ввести пароль захисту ключа та зчитати його;
• після зчитування даних натиснути кнопку «Підписати»;

3) Після підпису документу в залежності від потреби користувача наявна можливість виконати наступні дії:

• завантажити додатковий файл до повідомлення, використовуючи кнопку ;

Увага! Документ до повідомлення може бути прикріплено тільки на цьому етапі. Після збереження або відправки документу завантаження додаткового файлу до поточного повідомлення не виконується.

• зберегти повідомлення в папці «Чернетки» для подальшого відправлення;
• відправити документ обраній організації;
• відмінити поточні дії з документом .

Якщо документ до відправлення було збережено в папці «Чернетки», то користувач має можливість його надіслати

або видалити до кошика .

При надсиланні повідомлення буде відображатися в папці «Чернетки» в статусі «В процесі».

Після надсилання повідомлення буде автоматично переміщено в папку «Надіслані» в статусі «Доставлено».

Якщо отримувач повідомлення прочитав його, то статус повідомлення у відправника зміниться на «Прийнято».

Якщо отримувач документа приймає його в роботу, то статус повідомлення у відправника зміниться на «Зареєстровано».

Якщо отримувач документа відхиляє його, то статус повідомлення у відправника зміниться на «Відхилено» і воно автоматично буде переміщено в папку «Відхилені».

Відправлені документи будуть автоматично зареєстровані в розділі «Реєстр документів» → «Вихідні».

Увага! При надсиланні документу офіційним лицем буде особа, яка є автором документу, а не особа, що відправляє повідомлення. При відповіді повідомлення буде направлене вказаній офіційній особі.