Процес документа (Docflow)

Процес запускається безпосередньо з документа (властивостей документа) та  прикріплений до конкретного документа (того, з якого відбувся запуск).

В цьому процесі на закладці «Вкладення» наявне посилання на документ та користувач має можливість:

• завантажити зовнішні файли;
• прикріпити внутрішні документи.

ПОТОЧНІ ЗАВДАННЯ ↓

ДЕРЕВО УПРАВЛІННЯ ↓

Алгоритм та параметри кожного процесу зумовлюються його планом, який відображається у властивостях документа (Docflow) та пункті «Дерево управління» (незалежно від типу процесу).

ВЛАСТИВОСТІ ДОКУМЕНТА ↓

ДЕРЕВО УПРАВЛІННЯ ↓

План визначає майбутній шлях проходження по маршруту. Процес, який крок за кроком переходить із попередньої фази до наступної, кожного разу налаштовується під свій унікальний план дій, а власник, в свою чергу, має змогу змінити сценарій будь-якої наступної фази по відношенню до фази, яка вже виконується.

Приклад проходження процесу Docflow

В нашому прикладі досягнення певного результату полягає в створенні внутрішнього документу, який буде спрямований по маршруту послідовних дій в системі електронного документообігу.

Після створення картки документу, додавання до неї файлу (при необхідності), користувач вибирає потрібний йому процес з випадного списку процесів (якщо їх декілька) або натискає на відповідний пункт меню одним «кліком» (якщо за документом закріплений один процес).

Незалежно від наявності чи відсутності учасників в процесі користувач бачить перед собою ПЛАН процесу (всі налаштування його шаблону), проте ПРОЦЕС НЕ запущений, адже він стартує тоді, коли його перше завдання перейде до активної фази. Автор процесу редагує список учасників та всі інші налаштування процесу (при необхідності), додає зовнішні файли (при необхідності) та, переконавшись в тому, що всі налаштування вірні, переходить до старту ПРОЦЕСУ.

Запуск ПРОЦЕСУ відбудеться тільки після натискання кнопки «Розпочати виконання процесу».

ВЛАСТИВОСТІ ДОКУМЕНТУ↓

ПОТОЧНІ ЗАВДАННЯ ↓

Для зміни налаштування активної фази (запущеного завдання процесу) потрібно перейти до пункту меню «Поточні завдання», вибрати відповідне завдання та відредагувати його згідно індивідуальним вимогам.  По закінченню налаштування – зберегти нові параметри.

Власнику створеного документу та процесу, незалежно від налаштувань, відображається весь маршрут та всі поточні задачі процесу. Таким чином власник має змогу проконтролювати всі дії над своїм документом або процесом.

Всі інші співробітники компанії отримують завдання в пункті меню «Поточні завдання» лише в тому випадку, коли вони додані до завдань процесу, в яких працівник приймає участь в тій чи іншій ролі.

Після обрання завдання користувачу відображається «вікно виконання», в якому присутній виділений для конкретної ролі функціонал.

Завдання зникає по завершенню (реакції всіх учасників (виконавців) завдання), а автор процесу (також керівник будь-якого завдання процесу або власник будь-якого з завдань процесу), в свою чергу, може прослідкувати за виконанням.

ВЛАСТИВОСТІ ДОКУМЕНТУ ↓

ДЕРЕВО УПРАВЛІННЯ ↓

ПОТОЧНІ ЗАВДАННЯ → МОЇ ЗАВДАННЯ

Після проходження всіх етапів процес завершується та переходить в статус «Виконаний». Для відображення завершених процесів в дереві управління використовується фільтр показу елементів (виконані, в роботі).