11. Розділ «Діловодство»
11.4. Розділ «Бланки суворої звітності»
Розділ «Діловодство» призначений для створення номенклатури та термінів зберігання документів для подальшої взаємодії з архівом, а також для налаштування грифів секретності.
11.1. Грифи секретності
Грифи секретності призначені для створення та налаштування рівнів доступу до електронних документів системи.
Для створення нового грифу, необхідно перейти до розділу «Діловодство» -> «Грифи секретності» та натиснути «Додати новий запис»,
заповнити форму (Назва, період, права доступу) та записати внесені зміни .
Рівні доступу до електронного документу регулюються в його властивостях.
11.2. Терміни зберігання
Розділ системи призначений для створення та налаштування термінів зберігання електронних документів.
Для створення нового терміну, необхідно перейти до розділу «Діловодство» -> «Термін зберігання» та натиснути «Додати новий запис»
заповнити форму та записати внесені зміни .
11.3. Номенклатура документів
Розділ системи призначений для створення та налаштування номенклатури.
Для створення номенклатури, необхідно перейти до розділу «Діловодство» -> «Номенклатура» та натиснути «Додати новий запис»
заповнити форму та записати внесені зміни .
Для того, щоб додати електронний документ системи до номенклатури, необхідно відкрити «Властивості документа» та обрати відповідну номенклатуру.
Підрозділ номенклатури буде визначати підрозділ документа, який доданий до цієї номенклатури.
11.4. Розділ «Бланки суворої звітності»
Розділ призначений для ведення обліку бланків суворої звітності, що використовуються компанією. Користувач має можливість відслідкувати коли та ким був виписаний бланк (з визначеним типом документу, серією та номером).
Кожний співробітник може працювати лише з документами свого рівня доступу.
За домомогою панелі функціональних кнопок користувач має можливість додати, анулювати, перемістити БСЗ, очистити встановлені фільтри та оновити дані.
11.5. Реєстр документів
Розділ призначений для ведення реєстру документів системи. Функціональна панель розділу «Реєстр документів» включає в себе:
- 3 типи реєстру документів:
- Реєстр внутрішніх документів
- Реєстр вхідних документів
- Реєстр вихідних документів
- Реєстр внутрішніх документів
- Функціонал, який включає в себе:
- Вибір робочого періоду для відображення списку записів реєстру в рамках обраного періоду
- Додати новий запис
- Видалити обраний запис
- Редагувати обраний запис
- Активувати поточний запис
- Вивантажити обрані дані в Excel
- Створити звіт «Журнал реєстрації документів»
- Видалити всі фільтри
- Оновити дані
Алгоритм реєстрації виглядає наступним чином:
Користувач системи, який хоче здійснити реєстрацію, переходить до пункту «Реєстр документів».
В залежності від обраного типу журналу реєстрації при додаванні нового запису, документ буде реєструватись як «вхідний», «вихідний» або «внутрішній»:
- після обрання типу «Внутрішні» та при додаванні нового запису, вибраний документ буде зареєстрований як «внутрішній»;
- після обрання типу «Вхідні» та при додаванні нового запису, вибраний документбуде зареєстрований як «Вхідний».
Також, в залежності від обраного типу журналу реєстрації, при додаванні нового запису та вибору документа для цього запису, буде відображатися перелік документів, які підпадають під обраний тип журналу.
Наприклад:
Тип «Вхідні» → в переліку документів тільки вхідні документи та документи без конкретної групи
Тип «Вихідні» → в переліку документів тільки вихідні документи та документи без конкретної групи
Перелік форм документів, які відносяться до тієї чи іншої групи, визначає замовник.