10. Розділ «Електронна система взаємодії»

Розділ «Електронна система взаємодії» використовується для обміну документами з контрагентами. Обмін документами здійснюється між контрагентами – користувачами СЕД CleverForms^TM або з контрагентами, які підключені до СЕВ ОВВСЕВ ОВВ (Центр електронної взаємодії органів влади та вищих військових закладів) - це державний веб-сайт, який допомагає державним органам, вищим військовим закладам та іншим суб'єктам державної влади взаємодіяти електронним шляхом. СЕВ ОВВ створено для того, щоб зробити в... More.

Після переходу в розділ обміну документами на відкритій сторінці відображаються два блоки:

в лівій частині – папки для роботи з документами: вхідні, чернетки, надіслані, відхилені, кошик;
в правій частині – список документів в залежності від обраної папки; якщо документ виділений у списку, на екрані буде представлено його вміст (інформація про документ, його статус та прикріплені до нього файли з можливістю попереднього перегляду).

Для роботи з повідомленнями використовується функціональне меню, що представлене в кожній папці.

Фільтрація та пошук даних в папках здійснюється за допомогою наступного функціоналу:

Вибір робочого періоду, що дозволяє приховати неактуальні повідомлення;
Сортування, пошук та фільтрація даних по колонкам.

Для очищення обраних фільтрів необхідно натиснути кнопку «Видалити всі фільтри» .

Для оновлення даних сторінки необхідно натиснути «Оновити дані» .

10.1. Відправка документу

Для відправки документу необхідно натиснути кнопку «Створити нове повідомлення» та виконати наступні дії:

1) Заповнити відкриту форму:

https://clever-forms.com/wp-content/uploads/2024/10/99.png

Тип призначення – обрати зі списку сценарій для обробки документу отримувачем (Для інформування, Для узагальнення, До виконання, На погодження);
Організація – обрати організацію, до якої буде відправлено документ;
Офіційна особа – вказати особу, якій відправляється документ;

Увага! Дані особи повинні бути вказані відповідно до опису даних в системі, якщо дані особи не чітко вказані або поле не заповнене, то повідомлення буде відправлено до керівника організації або особи, що вказана за замовчуванням згідно налаштуванням для отримання документів.

Електронна пошта, Телефон – контактні дані офіційної особи, необов’язкові для заповнення, мають інформативний характер;
Тип документа – обрати зі списку тип документу;
Шаблон друку – обрати зі списку шаблон друку;
Документ – обрати зі списку документ, який був раніше створений та доступний в розділі «Документи»;

Увага! Документ має належати підрозділу особи, яка відправляє документ в іншу організацію.

Завдання – обрати завдання, якщо було обрано сценарій «До виконання» або «На погодження». Для обрання завдання в документі, що відправляється, має бути запущений процес з учасником – відправником повідомлення.

2) Підписати обраний документ:

обрати АЦСК, файл з ключем, ввести пароль захисту ключа та зчитати його;
після зчитування даних натиснути кнопку «Підписати»;

3) Після підпису документу в залежності від потреби користувача наявна можливість виконати наступні дії:

завантажити додатковий файл до повідомлення, використовуючи кнопку ;

Увага! Документ до повідомлення може бути прикріплено тільки на цьому етапі. Після збереження або відправки документу завантаження додаткового файлу до поточного повідомлення не виконується.

зберегти повідомлення в папці «Чернетки» для подальшого відправлення;
відправити документ обраній організації;
відмінити поточні дії з документом .

Якщо документ до відправлення було збережено в папці «Чернетки», то користувач має можливість його надіслати

або видалити до кошика .

При надсиланні повідомлення буде відображатися в папці «Чернетки» в статусі «В процесі».

Після надсилання повідомлення буде автоматично переміщено в папку «Надіслані» в статусі «Доставлено».

Якщо отримувач повідомлення прочитав його, то статус повідомлення у відправника зміниться на «Прийнято».

Якщо отримувач документа приймає його в роботу, то статус повідомлення у відправника зміниться на «Зареєстровано».

Якщо отримувач документа відхиляє його, то статус повідомлення у відправника зміниться на «Відхилено» і воно автоматично буде переміщено в папку «Відхилені».

Відправлені документи будуть автоматично зареєстровані в розділі «Реєстр документів» → «Вихідні».

Увага! При надсиланні документу офіційним лицем буде особа, яка є автором документу, а не особа, що відправляє повідомлення. При відповіді повідомлення буде направлене вказаній офіційній особі.

10.2. Отримання документу

При отриманні повідомлення відображається в папці «Вхідні» як непрочитане.

Після його відкриття отримувачем його статус змінюється на «Прийнято».

Вхідні документи будуть автоматично зареєстровані в розділі «Реєстр документів» → «Вхідні».

У відкритому повідомленні користувач має можливість переглянути деталі повідомлення, посилання на документ та вкладені файли.

Після перегляду документів користувач має можливість:

прийняти повідомлення в роботу ;
відхилити повідомлення із зазначенням причини відхилення ;
переслати повідомлення ;
перемістити повідомлення в кошик (з можливістю подальшого видалення або відновлення)

Якщо користувач приймає документ в роботу, то статус повідомлення зміниться на «Зареєстровано».

Якщо користувач відхиляє документ, то статус повідомлення зміниться на «Відхилено» і воно буде переміщено до папки «Відхилені».

Якщо надіслане повідомлення має сценарій «До виконання», то в ньому додатково буде міститися завдання, яке одержувач має виконати.

Отримане завдання, яке необхідно виконати, буде відображатися на стартовій сторінці та у розділі «Управління процесами» → «Поточні завдання».

При відповіді на повідомлення необхідно:

– натиснути кнопку «Відповісти на обране повідомлення» , яка стає доступною після прийняття документу в роботу;

– заповнити форму відповіді з обранням документу, що був отриманий та опрацьований;

– обрати статус завдання, якщо отримане повідомлення містило завдання (сценарій «До виконання»);

– підписати документ та при необхідності прикріпити додаткові файли з комп’ютера користувача;

– відправити повідомлення.

Відправлене повідомлення буде відображатися в папці «Надіслані».

При отриманні відповіді на повідомлення в описі буде міститися текст «Звітність» та назва сценарію, за яким було направлене початкове повідомлення.

Якщо початкове повідомлення було направлене за сценарієм «До виконання», то в отриманій відповіді буде міститися посилання на початкове завдання користувача – отримувача відповіді.

10.3. Пересилання документу

Повідомлення можливо переслати на іншого контрагента або на іншого працівника в межах своєї організації.

Для пересилання повідомлення необхідно:

– натиснути кнопку «Переслати вибране повідомлення» ;

– обрати одержувача – іншу організацію із зазначенням офіційної особи або іншого працівника своєї організації;

– надіслати повідомлення.

Якщо повідомлення пересилається іншій організації, то початкове повідомлення залишається у одержувача та додатково надсилається обраному контрагенту.

Якщо повідомлення пересилається працівнику своєї організації, то у початкового одержувача повідомлення не зберігається і не відображається, в такому випадку змінюється одержувач повідомлення, який в подальшому буде з ним працювати.

Увага! Вхідний документ на іншу організацію не пересилається. Пересилання вхідного документу відбувається тільки в межах організації, що отримала повідомлення.

10.4. Видалення документу

Для видалення повідомлення необхідно натиснути кнопку «Перемістити вибране повідомлення до кошика» .

Після переміщення повідомлення користувач має можливість видалити обране повідомлення або відновити повідомлення , якщо воно було помилково відправлене до кошика. Після відновлення повідомлення буде переміщено до папки, в якій воно містилось до відправлення в кошик.