6. Розділ «Управління процесами»
6.1. Розділ «Дерево управління»
6.2. Розділ «Поточні завдання»
6.3.1. Процес документа (Docflow)
6.3.2. Робочий процес (Workflow)
Процес – сукупність ряду послідовних дій, спрямованих на досягнення певного результату.
Розділ «Управління процесами» поділений на 2 підрозділи: «Дерево управління» та «Поточні завдання».
6.1. Розділ «Дерево управління»
Розділ «Дерево управління» призначений для управління процесами системи, редагування тих чи інших даних процесу (назва, опис, план, учасники тощо), налаштування певних параметрів відповідно до вимог користувача.
В лівому блоці відображаються всі процеси користувача.
Використовуючи функціонал верхньої панелі відкритого розділу, користувач має можливість:
- Обрати робочий період – відображення потрібного користувачу списку процесів в межах обраного періоду;
- Додати новий процес або завдання;
- Зберегти внесені зміни до налаштувань процесу;
- Друкувати поточний елемент;
- Створити звіт;
- Переглянути історію дій обраного об’єкту;
- Обрати фільтр відображення виконаних або поточних процесів;
- Оновити дані.
6.2. Розділ «Поточні завдання»
Розділ «Поточні завдання» призначений для перегляду, перевірки та виконання завдань.
Для користувача системи відображаються тільки ті завдання, в яких він задіяний. Тобто в цьому розділі користувач:
– виконує поставлені йому завдання (приймає участь в тих завданнях, де він виконує певну роль);
– переглядає свої поставлені завдання, здійснюючи контроль за виконанням та при потребі коригуючи їх параметри.
В лівій частині екрану відображається фільтрація за видами завдань, а в правій частині – список завдань в залежності від обраного виду.
Користувач має можливість обрати наступні види завдань:
- Всі завдання.
- Завдання для мене – завдання, які поставлені користувачу системи.
- Мої завдання – завдання, які поставив користувач системи (Автор завдань).
- Прострочені завдання.
- За ролями – завдання, в яких користувач виконує роль «Керівник» або «Глядач».
- За типами – залежить від типу фази завдання (наприклад, Узгодження, Виконання, Ознайомлення, Реєстрація, Підписання тощо).
Додатково користувачу доступний функціонал сортування, пошуку та фільтрації даних по колонкам завдань, що представлені на екрані.
Використовуючи функціонал верхньої панелі відкритого розділу, користувач має можливість:
- Обрати робочий період – відображення потрібного користувачу списку завдань в межах обраного періоду.
- Обрати фільтр відображення виконаних або поточних завдань.
- Редагувати обране завдання (або натиснути двічі лівою кнопкою миші на потрібному). Функціонал та доступ до редагування даних у завданні залежить від ролі користувача в ньому.
Наприклад:
Автор може редагувати завдання, змінити ролі користувачам, прокоментувати завдання, переглянути виконання процесу, переглянути документи та вкладення поточного завдання або процесу, завантажити зовнішні файли або додати внутрішні документи системи до завдання.
Виконавець може переглянути атрибути завдання, залишити реакцію відповідно до фази завдання, переглянути документи та вкладення поточного завдання або процесу, завантажити зовнішні файли до завдання.
4. Встановити нагадування про завдання – необхідно обрати час та вид повідомлення (push або e-mail).
5. Експортувати обрані дані в Excel.
6. Переглянути історію дій обраного об’єкту.
7. Видалити всі фільтри.
8. Оновити дані.
6.3. Принцип роботи процесу
Процес представляє собою конструктор, функціонал якого призначений для:
-
-
-
-
- (1) вільного редагування алгоритму його маршруту;
- (2) налаштування типу кожної фази;
- (3) умов, за якими визначається перехід від попереднього етапу до наступного;
- (4) визначення учасників до всіх етапів проходження.
-
-
-
Розглянемо 2 типи процесу – процес документа (Docflow) та робочий процес (Workflow).
6.3.1. Процес документа (Docflow)
Процес запускається безпосередньо з документа (властивостей документа) та прикріплений до конкретного документа (того, з якого відбувся запуск).
В цьому процесі на закладці «Вкладення» наявне посилання на документ та користувач має можливість:
-
-
-
-
- завантажити зовнішні файли;
- прикріпити внутрішні документи.
-
-
-
ПОТОЧНІ ЗАВДАННЯ↓
ДЕРЕВО УПРАВЛІННЯ↓
Алгоритм та параметри кожного процесу зумовлюються його планом, який відображається у властивостях документа (Docflow) та пункті «Дерево управління» (незалежно від типу процесу).
ВЛАСТИВОСТІ ДОКУМЕНТА↓
ДЕРЕВО УПРАВЛІННЯ↓
План визначає майбутній шлях проходження по маршруту. Процес, який крок за кроком переходить із попередньої фази до наступної, кожного разу налаштовується під свій унікальний план дій, а власник, в свою чергу, має змогу змінити сценарій будь-якої наступної фази по відношенню до фази, яка вже виконується.
Приклад проходження процесу Docflow
В нашому прикладі досягнення певного результату полягає в створенні внутрішнього документу, який буде спрямований по маршруту послідовних дій в системі електронного документообігу.
Після створення картки документу, додавання до неї файлу (при необхідності), користувач вибирає потрібний йому процес з випадного списку процесів (якщо їх декілька) або натискає на відповідний пункт меню одним «кліком» (якщо за документом закріплений один процес).
Незалежно від наявності чи відсутності учасників в процесі користувач бачить перед собою ПЛАН процесу (всі налаштування його шаблону), проте ПРОЦЕС НЕ запущений, адже він стартує тоді, коли його перше завдання перейде до активної фази. Автор процесу редагує список учасників та всі інші налаштування процесу (при необхідності), додає зовнішні файли (при необхідності) та, переконавшись в тому, що всі налаштування вірні, переходить до старту ПРОЦЕСУ.
Запуск ПРОЦЕСУ відбудеться тільки після натискання кнопки 
«Розпочати виконання процесу».
ВЛАСТИВОСТІ ДОКУМЕНТУ↓
ПОТОЧНІ ЗАВДАННЯ↓
Для зміни налаштування активної фази (запущеного завдання процесу) потрібно перейти до пункту меню «Поточні завдання», вибрати відповідне завдання та відредагувати його згідно індивідуальним вимогам. По закінченню налаштування – зберегти нові параметри.
Власнику створеного документу та процесу, незалежно від налаштувань, відображається весь маршрут та всі поточні задачі процесу. Таким чином власник має змогу проконтролювати всі дії над своїм документом або процесом.
Всі інші співробітники компанії отримують завдання в пункті меню «Поточні завдання» лише в тому випадку, коли вони додані до завдань процесу, в яких працівник приймає участь в тій чи іншій ролі.
Після обрання завдання користувачу відображається «вікно виконання», в якому присутній виділений для конкретної ролі функціонал.
Завдання зникає по завершенню (реакції всіх учасників (виконавців) завдання), а автор процесу (також керівник будь-якого завдання процесу або власник будь-якого з завдань процесу), в свою чергу, може прослідкувати за виконанням.
ВЛАСТИВОСТІ ДОКУМЕНТУ↓
ДЕРЕВО УПРАВЛІННЯ↓
ПОТОЧНІ ЗАВДАННЯ → МОЇ ЗАВДАННЯ
Після проходження всіх етапів процес завершується та переходить в статус «Виконаний». Для відображення завершених процесів в дереві управління використовується фільтр показу елементів 
(виконані, в роботі).
6.3.2. Робочий процес (Workflow)
Процес, який запускається окремо від всіх документів системи.
В цьому процесі на закладці «Вкладення» відсутнє посилання на конкретний внутрішній документ системи та користувач має можливість:
-
-
-
-
- завантажити зовнішні файли;
- прикріпити внутрішні документи.
-
-
-
Для запуску процесу необхідно:
-
-
-
-
- перейти в розділ «Управління процесами» → «Дерево управління»;
- натиснути кнопку «Додати новий елемент» → «Процес»;
- обрати зі списку налаштований процес або запустити новий процес, використовуючи функціонал конструктора під свої індивідуальні потреби;
- заповнити форму та прикріпити файли / документи на закладці «Вкладення».
-
-
-
ДЕРЕВО УПРАВЛІННЯ↓
Приклад проходження процесу Workflow
При додаванні нового процесу користувач при необхідності доповнює даними відкриту форму.
Для додавання файлів та документів до процесу використовується закладка «Вкладення».
Перегляд та доповнення маршруту процесу здійснюється на закладці «План».
Після перегляду майбутнього маршруту власник запускає процес, який, в свою чергу, опирається на створений план.
Власник процесу має змогу додати завдання, відокремлені від поточного плану, та налаштувати їх під свої потреби.
Далі проходження маршруту відбувається по аналогії з «процесом з документу».
6.4. Типи завдань
Тип завдання визначається типом його фази.
При надходженні задачі виконавцю з роллю «учасник» у відкритій формі будуть відображатися ті функціональні кнопки, які відповідають фазі завдання:
– у завданні з типом «Погодження» користувач бачить у формі кнопку реакції на задачу «Погодити»;
– у завданні з типом «Підписання» користувач бачить у формі кнопку реакції на задачу «Підписати».
Вищеописане стосується всіх інших типів завдань – тип фази завдання тягне за собою відповідний функціонал.
Наприклад:
«Реєстрація» реєструє документ в «реєстрі документів» системи, з якого був запущений процес, а в процесі було завдання типу «реєстрація».
«Погодження», «Підписання» накладають резолюцію та підпис.
«Доопрацювання» – аналогічний іншим фазам етап маршруту, за винятком того, що він дозволяє редагувати документ. У тому випадку, коли в процесі присутнє завдання з фазою доопрацювання, та на якомусь етапі проходження процесу відбувся перехід до цієї фази, створюється наступний (новий) алгоритм, згідно попереднього плану, не беручи до уваги дії та коментарі попередніх фаз. Оскільки документ змінений, залишені до старої версії документу коментарі та інші дії є недійсними. Всі дії та коментарі залишені до етапу «доопрацювання» можна переглянути у властивостях документу (закладка «Виконання») або у дереві управління (закладка «Виконання»).
ВЛАСТИВОСТІ ДОКУМЕНТУ↓
ДЕРЕВО УПРАВЛІННЯ↓
