5. Розділ «Спілкування»

5.1. Групові дискусії (обговорення)

5.2. Індивідуальне листування

Розділ «Спілкування» призначений для комунікації між користувачами системи.

Функціонал даного розділу дозволяє користувачам вести групові дискусії (обговорення) в блоці «Обговорення» та індивідуальне листування (обмін швидкими повідомленнями між учасниками однієї групи) в блоці «Повідомлення».

Фільтрація та пошук даних в блоках здійснюється за допомогою наступного функціоналу:

• Встановлення робочого періоду, що дозволяє приховати неактуальні обговорення та повідомлення;

5.1. Групові дискусії (обговорення)

Для роботи з обговореннями використовується блок «Обговорення».

Обговорення може бути закритим (лише для певних користувачів) та відкритим (для всіх).

Тип дискусії та її учасників може задавати автор, тобто користувач, який створює конкретну тему.

Для створення групового обговорення необхідно натиснути кнопку   «Створити нову тему» та заповнити відкриту форму:

– в полі «Користувачі» – обрати співробітників, які будуть приймати участь в дискусії;

– в полі «Клієнти» при потребі додати клієнтів компанії;

– встановити галочку в полі «Загальне обговорення», якщо обговорення відкрите і доступне для всіх;

– вказати тему та описати суть обговорення;

– при необхідності завантажити додаткові дані до обговорення наявна можливість натиснути кнопку «Вкладення» та у відкритій формі додати:

• внутрішній документ системи;

• завантажити зовнішній файл;

• вказати гіперпосилання;

• для завантаження обраного документу / файлу або посилання необхідно натиснути кнопку , для видалення – кнопку біля назви документу;
• після завантаження натиснути кнопку «Зберегти зміни».

Далі для відправки повідомлення необхідно натиснути кнопку «Надіслати» .

Після відправлення нове обговорення з’явиться у списку обговорень, де буде зазначено автора, тему, дати створення та закінчення цього обговорення.

Для роботи з отриманим повідомленням необхідно його відкрити та виконати потрібні дії:

• написати відповідь – натиснути кнопку «Написати повідомлення» , заповнити форму повідомення, при необхідності додати вкладення та пріоритет та натиснути кнопку «Надіслати» ;
• продивитись додані файли – натиснути кнопку «Вкладення» та обрати необхідний файл.

Автор обговорення має можливість переглянути всі відповіді, дати відповідь окремому користувачу або всім учасникам обговорення, переслати повідомлення користувачу, який не входив до списку учасників обговорення, завершити обговорення. Для завершення обговорення використовується кнопка «Завершити обговорення» .

5.2. Індивідуальне листування

Індивідуальне листування ведеться в блоці «Повідомлення». Короткі повідомлення виконують функцію внутрішнього месенджеру чи чату компанії.

Для створення повідомлення необхідно натиснути кнопку «Створити нове повідомлення» та заповнити відкриту форму:

– обрати користувачів;

– при потребі додати клієнтів компанії;

– поставити галочку в полі «Відправити електронною поштою», якщо повідомлення необхідно продублювати на пошту;

– вказати текст повідомлення;

– при необхідності завантажити додаткові дані до повідомлення користувач має можливість натиснути кнопку «Вкладення» та у відкритій формі додати внутрішній документ системи, завантажити зовнішній файл або вказати гіперпосилання;

– вказати пріоритет.

Користувачі, які отримають повідомлення, мають можливість ознайомитись з його деталями та надати відповідь на нього.