Консультація

8. Розділ «Документи»

Розділ «Документи» призначений для створення та зберігання документів, які використовуються в компанії. Кожен користувач бачить та може працювати з документами відповідно до свого рівня доступу.

В лівій частині екрану відображені групи документів, а в правій частині їх типи.

Групи та типи документів налаштовуються в залежності від потреб компанії.

Після обрання потрібного типу документу відбувається перехід до списку його записів.

Користувач має можливість налаштувати індивідуальне відображення колонок даних документу. Після налаштувань необхідно їх зберегти.

Для прикладу перейдемо в шаблон документу «Рахунок-фактура (юр.особа)».

Відкрита форма буде містити список документів, що були створені раніше, з повною інформацією по ним від дати створення до статусу на теперішній момент.

На панелі швидкого управління відображатимуться кнопки для дій з представленим списком записів та беспосередньо документом. Якщо якась з кнопок при виборі документу неактивна, це означає, що права користувача на цю операцію обмежені.

Фільтрація та пошук даних в списку здійснюється за допомогою наступного функціоналу:

  • Вибір робочого періоду, що дозволяє приховати неактуальні записи документа, які містять кінцевий період дії;
  • Контекстний пошук даних;
  • Сортування, пошук та фільтрація даних по колонкам;
  • Використання блоку додаткових фільтрів.

Для очищення обраних фільтрів необхідно натиснути кнопку «Видалити всі фільтри» .

Для створення документу необхідно натиснути кнопку «Додати новий документ» . Поля у відкритій формі заповнюються у відповідності до потреб користувача та налаштувань картки документу. Після заповнення форми необхідно натиснути кнопку «Записати внесені зміни» .

Для копіювання запису використовується кнопка «Скопіювати поточний документ» .

Для редагування створеного запису необхідно його відкрити, двічі клацнувши лівою кнопкою миші або натиснути кнопку «Редагувати поточний документ» .

Для заборони редагування свого документу/документів іншими користувачами необхідно натиснути кнопку «Підписати вибрані документи» . При підписанні документів використовується внутрішній ЕЦП. Підпис може бути накладений на один або декілька обраних документів.

Для отримання друкованої форми документу необхідно натиснути кнопку «Друкувати вибрані документи» . Форма завантажується окремим файлом на комп’ютер користувача.

Користувач має можливість експортувати обрані записи в Excel, натиснувши відповідну функціональну кнопку .

Натиснувши кнопку «Перегляд історії дій» , у відкритій формі відображається відповідна інформація про дії з документом з фіксацією IP-адреси, користувача та часу.

Для перегляду налаштувань документу необхідно натиснути кнопку «Показати властивості» . В цій формі міститься повна інформація про документ: автор, дата створення, код документу, термін дії, список співробітників, що мають права доступу до цього документу, зміни, які вносилися до документу, автори цих змін тощо.

У відкритій формі користувач має можливість:

– редагувати ті дані, які відповідають його рівню доступу та налаштуванням конкретного документа;

– при необхідності, обрати процес для подальшої роботи з документом;

– завантажити вкладення до обраного запису;

– переглянути інформацію про підписантів з можливістю перевірки накладеного підпису за кожною фазою;

– зберегти оновлені дані ;

– згорнути панель властивостей  для швидкого доступу до неї .

Для виходу з властивостей об’єкта необхідно повторно натиснути кнопку «Показати властивості» .

Перелік відкритих документів відображається на панелі швидкого доступу.